Sie möchten sicher sein, dass Sie das richtige Personal auswählen. Wie gehen Sie das an, besonders jetzt, wo immer mehr Einführungen online stattfinden? Screening ist hier von entscheidender Bedeutung. Aber wen screenen Sie und wie? Genau das legen Sie in einer Screening-Richtlinie fest. Dies ist gleichzeitig nützlich, um die rechtliche Seite des Screening-Prozesses zu gewährleisten. In diesem Artikel lernen Sie, wie Sie eine Screening-Richtlinie in acht Schritten erstellen.
Warum eine Screening-Richtlinie erstellen?
Beginnen wir am Anfang. Warum sollten Sie eine Screening-Richtlinie schreiben? Dafür gibt es verschiedene Gründe. Die zehn wichtigsten Gründe:
- Ein wichtiger Bestandteil einer HR-Richtlinie.
- Verpflichtend für interne Arbeitsuntersuchungen.
- Um das berechtigte Interesse festzulegen und nachzuweisen.
- Die Integritätsrisiken pro Position kartieren.
- Die bereits bestehenden Kontrollmaßnahmen beschreiben.
- Um den Arbeitsprozess festzulegen.
- Akzeptanz innerhalb der Organisation schaffen.
- Transparenz in der Kommunikation mit Kandidaten und Mitarbeitern.
- Klares Signal über Werte und Normen rund um ethisches Verhalten.
- Eine sichere und vertrauenswürdige Arbeitsumgebung anstreben.
Eine Screening-Richtlinie schreiben in acht Schritten
Nun, da die Bedeutung einer Screening-Richtlinie klar ist, stellt sich die Frage: Wie schreibt man eine solche Richtlinie? Dazu haben wir acht Schritte definiert. Indem Sie diese Schritte befolgen, durchlaufen Sie alle Elemente einer guten Richtlinie.
Schritt 1: Formulieren Sie das Ziel
Hier formulieren Sie das Ziel, das “Warum” einer Screening-Richtlinie. Warum screent Ihre Organisation und was möchten Sie erreichen?
Schritt 2: Bestimmen Sie die Zielgruppe
In diesem Schritt bestimmen Sie, wen Sie screenen werden. Beschreiben Sie, um wen es geht: potenzielle Kandidaten, bestehende Mitarbeiter oder Kunden, zum Beispiel.
Schritt 3: Beschreiben Sie die Definitionen
Innerhalb eines Screening-Prozesses werden Sie mit verschiedenen Definitionen zu tun haben. Stellen Sie sicher, dass Sie diese gut beschreiben. Wenn Sie das gut machen, garantieren Sie, dass alle auf einer Linie sind. Was ist Screening genau und was verstehen wir unter Datenschutz? Das sind alles Dinge, die Sie in die Richtlinie aufnehmen. Wenn Ihre Organisation einen Compliance-Beauftragten hat, beziehen Sie ihn oder sie in die Erstellung dieser Richtlinie ein.
Schritt 4: Legen Sie die Verantwortlichkeiten fest
In diesem Schritt beschreiben Sie, wer intern für was verantwortlich ist. Denken Sie auch darüber nach, wer bei bestimmten Risikoprofilen entscheidet.
Einen spezialisierten Dritten einschalten
Dies ist der perfekte Moment, um eine spezialisierte Partei einzuschalten. Sie haben kartiert, was die Bedürfnisse und Ziele sind. Ein Dritter kann helfen, die Schritte 1 bis 4 gemeinsam zu untersuchen und Ihnen zu helfen, die folgenden Schritte weiter auszufüllen.
Schritt 5: Rahmen bestimmen
In diesem Schritt arbeiten Sie die Rahmen aus, innerhalb derer der Screening-Prozess stattfinden muss. Welche Positionen möchten Sie screenen: nur das Top-Management, Menschen, die mit vertraulichen Daten arbeiten, oder Kuriere zum Beispiel? Dabei denken Sie auch an die Rahmen im Zusammenhang mit DSGVO und Dinge wie: Was wird als “hohes Risiko” betrachtet und was tun wir, wenn sich ein erhöhtes Risiko herausstellt? Denken Sie auch an die Bedingungen für die (Genehmigung zur) Durchführung eines Screenings.
Schritt 6: Screening-Tools
Sobald alles definiert ist, können Sie schauen, welche Tools Sie verwenden möchten. Möchten Sie das Führungszeugnis, die Lebenslauf-Prüfung und die Integritätsliste selbst in die Hand nehmen? Wenn ja, beschreiben Sie, wo und wie Sie das (rechtlich) regeln und festlegen. Wenn Sie dafür einen Dritten einschalten möchten, beschreiben Sie die Aktivitäten und die Hilfsmittel und fragen Sie nach den Tarifen.
Schritt 7: Beschreiben Sie die Finanzen
Beschreiben Sie pro Bewertung die Kosten, die Sie als Organisation machen. Erstellen Sie einen Vergleich der Kosten, wenn Sie das Screening (teilweise) selbst in die Hand nehmen oder auslagern. Berücksichtigen Sie in diesem Schritt die endgültige Entscheidung und die damit verbundenen Kosten.
Schritt 8: Qualitätssicherung
Stellen Sie sicher, dass Sie den Prozess und das Ergebnis der Screenings regelmäßig überprüfen. Bestimmen Sie, wie oft und in welcher Form Sie das evaluieren möchten. Wir planen zum Beispiel einen Evaluierungsmoment mit unseren Kunden nach zehn Screenings. Durch gute Überwachung können Sie Prozesse anpassen und Erkenntnisse gewinnen.
Checkliste Screening-Richtlinie
Möchten Sie mit der Ausarbeitung einer Screening-Richtlinie beginnen? Verwenden Sie diese Checkliste, um Kontrolle und Überblick zu behalten.
Der richtige Ansatz
Diese Informationen sind Teil unseres praktischen Leitfadens für eine effektive Screening-Richtlinie. Möchten Sie integre Kandidaten einstellen oder bestehendes Personal auf Fehlverhalten und Unwahrheiten screenen? Lesen Sie den gesamten Leitfaden und Sie wissen genau, wie Sie dies als HR-Fachmann angehen sollten. Haben Sie keine Lust, dieses Dokument vollständig zu lesen, oder haben Sie noch Fragen? Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf und wir helfen Ihnen, die richtigen Schritte zu unternehmen.
