U wilt er zeker van zijn dat u het juiste personeel selecteert. Hoe pak je dat aan, zeker nu steeds meer introducties online plaatsvinden? Screening is hier van cruciaal belang. Maar wie screen je en hoe? Dat is precies wat je vastlegt in een screeningsbeleid. Dit is meteen nuttig om de juridische kant van het screeningsproces te waarborgen. In dit artikel leert u hoe u een screeningsbeleid opstelt aan de hand van acht stappen.

Waarom een screeningsbeleid opstellen? Laten we bij het begin beginnen. Waarom zou u een screeningsbeleid schrijven? Daar zijn verschillende redenen voor. De tien belangrijkste redenen?

1. Een belangrijk onderdeel van een HR-beleid.
2. Verplicht voor intern arbeidsonderzoek.
3. Om het legitieme belang vast te stellen en aan te tonen.
4. De integriteitsrisico’s per functie in kaart brengen.
5. De reeds bestaande controlemaatregelen beschrijven.
6. Om het werkproces vast te leggen.
7. Draagvlak creëren binnen de organisatie.
8. Transparantie in de communicatie met kandidaten en werknemers.
9. Duidelijk signaal over de waarde en normen rond ethisch gedrag.
10. Een veilige en betrouwbare werkomgeving nastreven.

Een screeningsbeleid schrijven in acht stappen

Nu het belang van een screeningsbeleid duidelijk is, rijst de vraag: Hoe schrijf je zo’n beleid? Daartoe hebben wij acht stappen gedefinieerd. Door deze stappen te volgen, doorloop je alle elementen van een goede polis.

Stap 1: Formuleer de doelstelling
Hier formuleert u de doelstelling, het “waarom” van een screeningsbeleid. Waarom schermt uw organisatie en wat wilt u bereiken?

Stap 2: Bepaal de doelgroep
In deze stap bepaalt u wie u gaat screenen. Beschrijf om wie het gaat: potentiële kandidaten, bestaande werknemers of klanten, bijvoorbeeld.

Stap 3: Beschrijf de definities
Binnen een screeningsproces zult u te maken krijgen met verschillende definities. Zorg ervoor dat je het goed beschrijft. Door dit goed aan te pakken, garandeer je dat iedereen op één lijn zit. Wat is screening precies en wat verstaan we onder privacy? Dit zijn allemaal zaken die je opneemt in de polis. Als uw organisatie een Compliance Officer heeft, betrek hem of haar dan bij het opstellen van dit beleid.

Stap 4: Stel de eigendom vast
In deze stap beschrijft u wie intern verantwoordelijk is voor wat. Denk ook na over wie beslist in geval van bepaalde risicoprofielen.

Een gespecialiseerde derde inschakelen
Dit is het perfecte moment om een gespecialiseerde partij in te schakelen. Je hebt in kaart gebracht wat de behoeften en doelstellingen zijn. Een derde kan helpen om de stappen 1 tot en met 4 samen te onderzoeken en u te helpen de volgende stappen verder in te vullen.

Stap 5: Kaders bepalen
In deze stap werkt u de kaders uit waarbinnen het screeningsproces moet plaatsvinden. Welke functies wilt u screenen: alleen het topmanagement, mensen die met vertrouwelijke gegevens werken of koeriers bijvoorbeeld? Hierbij denk je ook aan de kaders in verband met GDPR en zaken als: wat wordt beschouwd als een ‘hoog risico’ en wat doen we als er een verhoogd risico blijkt te zijn? Denk ook aan de voorwaarden voor het (mogen) uitvoeren van een screening.

Stap 6: Screening tools
Zodra alles is gedefinieerd, kunt u kijken welke tools u wilt gebruiken. Wilt u de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), CV-keuring en integriteitslijst zelf ter hand nemen? Zo ja, beschrijf waar en hoe u dit (wettelijk) regelt en vastlegt. Als u hiervoor een derde partij wilt inschakelen, beschrijf dan de activiteiten en de hulpmiddelen en vraag naar de tarieven.

Stap 7: Beschrijf de financiën
Beschrijf per beoordeling de kosten die u als organisatie maakt. Maak een vergelijking van de kosten als u de screening (deels) zelf ter hand neemt of uitbesteedt. Houd in deze stap rekening met de uiteindelijke beslissing, en de bijbehorende kosten.

Stap 8: Kwaliteitsborging
Zorg ervoor dat u het proces en het resultaat van de screenings periodiek controleert. Bepaal hoe vaak en in welke vorm u dit wilt evalueren. Wij plannen bijvoorbeeld een evaluatiemoment met onze cliënten na tien screenings. Door goed toezicht kunt u processen bijsturen en inzichten verwerven.

Checklist screeningsbeleid

Wilt u aan de slag met het uitwerken van een screeningsbeleid? Gebruik deze checklist om controle en overzicht te behouden.

De juiste aanpak

Deze informatie maakt deel uit van onze praktische gids voor een effectief screeningsbeleid. Wilt u integere kandidaten aannemen of bestaand personeel screenen op misstanden en onwaarheden? Lees de hele gids en u weet precies hoe u dit als HR-professional moet aanpakken. Heb je geen zin om dit document helemaal te lezen of heb je nog vragen? Neem gerust contact met ons op en wij helpen u de juiste stappen te nemen.