Personeel screenen met automatische pre-employment screening software

Bij de implementatie van automatische screeningsoftware is het belangrijk om vooraf een aantal zaken goed te overwegen. Denk bijvoorbeeld aan de proportionaliteit van de checks: worden alleen de onderdelen gescreend die echt relevant zijn voor de functie?

Ook de juridische basis is belangrijk. Je moet kunnen aantonen waarom je bepaalde gegevens verwerkt en of dat binnen de kaders van de privacywetgeving valt. Verder is het verstandig om te kijken of de software goed aansluit op je bestaande HR-systemen. Zo creëer je geen dubbel werk en hoeven processen niet omgegooid te worden.

Tot slot speelt ook de interne organisatie een rol. Maak vooraf duidelijk wie binnen je team toegang heeft tot de screeningsinformatie en wie verantwoordelijk is voor welke stap in het proces. Het screenen van personeel blijft zo overzichtelijk, verantwoord en goed beheersbaar.

Pre employment checks zijn een proces dat organisaties gebruiken om informatie over sollicitanten te verifiëren. Dit kan inhouden dat academische gegevens, arbeidsverleden en professionele referenties worden gecontroleerd. Achtergrond checks zijn gebruikelijk, en kunnen bestaan uit criminal record checks en credit checks. Pre-employment screening kan je HR-afdeling helpen om potentiële rode vlaggen te identificeren die erop kunnen wijzen dat een sollicitant niet geschikt is voor de functie. Door de tijd te nemen om PESCHECK pre-employment checks uit te voeren, kan je organisatie op de lange termijn tijd en geld besparen door een slechte aanwerving te voorkomen.

Hoe lang het screenen van personeel duurt, hangt af van de type pre-employment screening die je uitvoert. Een standaard screening wordt meestal binnen 1 tot 3 werkdagen afgerond. Dit omvat bijvoorbeeld een identiteitscontrole, diploma- en referentiechecks of verificatie van het werkverleden.

Sommige onderdelen, zoals een controle van het strafrechtelijk verleden of een internationale screening, nemen wat meer tijd in beslag. Dit komt bijvoorbeeld door lokale wetgeving, tijdsverschillen of aanvullende handmatige verificatie.

Via het platform van Pescheck volg je de voortgang van elke screening realtime. Zo weet je altijd precies waar je kandidaat zich in het proces bevindt en wanneer je het eindrapport kunt verwachten.

Hoe ver een pre-employment screening teruggaat, hangt af van de aard van de functie, het risiconiveau en de wettelijke kaders per land. Voor functies met een verhoogd risico is een uitgebreider tijdsbestek vaak gerechtvaardigd dan bij minder gevoelige functies. Denk hierbij aan werkzaamheden met vertrouwelijke gegevens of kwetsbare doelgroepen.

In het algemeen gaan controles van werkverleden en referenties zo'n 5 tot 10 jaar terug. Voor diploma's wordt gecontroleerd of deze behaald zijn, ongeacht wanneer dat was. Bij strafrechtelijke checks wordt gekeken naar recente en relevante informatie, met inachtneming van de lokale wetgeving. PEP- en sanctielijsten worden altijd op de actuele status gecontroleerd.

Pescheck zorgt er daarbij voor dat iedere check proportioneel is en past bij de functie waarvoor je werft.

Een credit check is niet standaard onderdeel van een personeelsscreening. Het hangt vooral van de functie af of zo'n controle nodig is. Bij functies met financiële verantwoordelijkheden, zoals in de bank- of verzekeringssector, is het logisch om inzicht te willen in de financiële achtergrond van een kandidaat.

Een credit check levert dan waardevolle informatie op over iemands financiële situatie, zoals betalingsverplichtingen of eerdere schulden. Uiteraard voer je dit soort checks alleen uit met expliciete toestemming van de kandidaat en binnen de kaders van de privacywetgeving.

Pescheck helpt je om per functie te bepalen of een kredietcheck noodzakelijk en proportioneel is.

Hoewel een cv-check niet altijd deel uitmaakt van de pre-employment screening, wordt het steeds gebruikelijker, vooral voor functies die financiële verantwoordelijkheid of de omgang met gevoelige informatie vereisen. Een cv-check kan uw organisatie helpen het ervaringsniveau van een sollicitant te beoordelen en te bepalen of de sollicitant waarschijnlijk goed bij de functie past.

De informatie die wordt gecontroleerd bij het screenen van personeel kan per functie verschillen. Pre-employment screenings worden afgestemd op de eisen van de werkgever en de verantwoordelijkheden van de rol. Veelvoorkomende onderdelen van een personeel screening zijn het controleren van het strafrechtelijk verleden, het arbeidsverleden, opleidingsverificatie en referentiechecks.

Afhankelijk van de functie zijn aanvullende controles nodig, zoals een kredietcheck of een controle van motorvoertuiggegevens. Dit is bijvoorbeeld bij functies waarin financiële integriteit of verkeersveiligheid een belangrijke rol speelt. Juist in zulke situaties is zorgvuldig personeel screenen onmisbaar.