Datenschutz steckt in jedem Screening

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   Rechtsgrundlage klären

   Legen Sie vor Beginn jeder Prüfung fest, welche Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO greift, und dokumentieren Sie das pro Prüfungsart. Für Beschäftigte regelt § 26 Abs. 1 BDSG ergänzend, dass Daten nur verarbeitet werden dürfen, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

   Art. 6 Abs. 1 DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG

   So hilft Pescheck: Prüfungen werden pro Rolle konfiguriert und lassen sich so jeweils einem dokumentierten Zweck zuordnen.

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   Nur prüfen, was die Stelle braucht

   Verarbeiten Sie nur Daten, die dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das notwendige Maß beschränkt sind (Datenminimierung).

   Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO

   So hilft Pescheck: Rollenbasierte Pakete: Wählen Sie die Prüfungen pro Stelle statt eines Pakets für alle.

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   Strafrechtliche Daten besonders sorgfältig behandeln

   Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten dürfen nur unter behördlicher Aufsicht verarbeitet werden oder wenn das Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats dies mit geeigneten Garantien zulässt. Klären Sie vor der Anforderung eines Führungszeugnisses, ob es dafür für die Stelle und das Land eine Grundlage gibt. Ein erweitertes Führungszeugnis kommt nach § 30a BZRG nur in den dort genannten Fällen in Betracht, etwa bei beruflicher Beaufsichtigung, Betreuung, Erziehung oder Ausbildung Minderjähriger, und verlangt eine schriftliche Aufforderung, in der die Voraussetzungen bestätigt werden.

   Art. 10 DSGVO, § 30a BZRG

   So hilft Pescheck: Prüfungen wählen Sie pro Rolle, ein Führungszeugnis läuft also nur dort, wo Sie es auswählen.

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   Gültige, nachweisbare Einwilligung, wo Sie sich darauf stützen

   Eine Einwilligung muss nachweisbar sein und lässt sich jederzeit widerrufen. Im Beschäftigungsverhältnis ist für die Freiwilligkeit die Abhängigkeit der beschäftigten Person zu berücksichtigen. Die Einwilligung hat schriftlich oder elektronisch zu erfolgen, und der Arbeitgeber muss über Zweck und Widerrufsrecht in Textform aufklären.

   Art. 7 DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG

   So hilft Pescheck: Bewerber geben ihre ausdrückliche Einwilligung über einen sicheren Link, bevor eine Prüfung läuft.

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   Bewerber vorab informieren

   Teilen Sie Bewerbern mit, was verarbeitet wird, warum und auf welcher Grundlage, wer die Daten erhält, wie lange sie gespeichert werden und welche Rechte bestehen.

   Art. 13 DSGVO

   So hilft Pescheck: Bewerber durchlaufen klare Schritte im Bewerberportal und willigen ein, bevor eine Prüfung läuft.

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   Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen

   Arbeiten Sie nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichend Garantien bieten, und binden Sie sie per Vertrag mit Gegenstand, Dauer, Zweck der Verarbeitung und Ihren Weisungen.

   Art. 28 Abs. 1 und 3 DSGVO

   So hilft Pescheck: Unser AVV ist Teil der Terms of Service und im Trust Center veröffentlicht.

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   Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen

   Die umfangreiche Verarbeitung von Daten über strafrechtliche Verurteilungen ist einer der Fälle, in denen eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist.

   Art. 35 Abs. 1 und 3 DSGVO

   So hilft Pescheck: Wir führen DPIAs für unsere eigene Verarbeitung durch und veröffentlichen die Maßnahme im Trust Center.

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   Aufbewahrung und Löschung festlegen

   Speichern Sie personenbezogene Daten nur so lange in identifizierbarer Form, wie es der Zweck erfordert, und löschen Sie sie danach.

   Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO

   So hilft Pescheck: Aufbewahrungsregeln sind konfigurierbar.

Diese Checkliste ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Lassen Sie die Rechtsgrundlage für Ihren Fall von Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung bestätigen.

• DSGVO, amtlicher Text (EUR-Lex)
• § 26 BDSG (gesetze-im-internet.de)
• § 30a BZRG (gesetze-im-internet.de)