PRIVACY & AVG

Privacy zit ingebouwd in elke screening

Background checks draaien op persoonsgegevens. Daarom behandelen we privacy als productfunctie, niet als juridische bijzaak. Toestemming komt eerst, dataflows zijn gecontroleerd en ons privacy office is een e-mail verwijderd.

AVG-conform proces ISO/IEC 27001:2022 gecertificeerd Vergund screeningsbureau (POB 1551)

Neem contact op met ons privacy office Bezoek het Trust Center

Privacy by design, in de praktijk

Dezelfde maatregelen die we in ons Trust Center publiceren, in gewone taal.

Toestemming komt eerst

Kandidaten starten hun eigen screening via een beveiligde link en geven expliciete toestemming voordat er een check draait. Resultaten worden met de kandidaat gedeeld.

Impact assessments

We voeren Data Protection Impact Assessments uit op onze verwerkingen, zodat privacyrisico's worden gesignaleerd en opgelost voordat ze productie bereiken.

Getrainde mensen

Iedereen die met kandidaatdata werkt volgt privacytraining. Zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens hoort bij het werk, het is geen optie.

Gecontroleerde data-invoer

Persoonsgegevens komen ons platform binnen via gecontroleerde, gedocumenteerde flows, van cookies op de website tot data in het screeningsysteem.

Rechten van kandidaten onder de AVG

Kandidaten houden volledige controle over hun persoonsgegevens. We ondersteunen elk AVG-recht, rechtstreeks via ons privacy office.

1 Inzage in je gegevens

2 Onjuiste gegevens corrigeren

3 Verwijdering aanvragen

4 Verwerking beperken

5 Dataportabiliteit

6 Bezwaar maken

Verzoeken gaan naar ons privacy office en worden binnen de AVG-termijnen afgehandeld.

AVG-checklist voor medewerkersscreening

Acht punten om vast te leggen voordat je een kandidaat of medewerker screent. Elk punt noemt het AVG-artikel waarop het rust en hoe Pescheck het ondersteunt.

1
Bepaal de grondslag

Leg voordat een check start vast welke grondslag uit art. 6 lid 1 AVG geldt, per type check.

Art. 6 lid 1 AVG

Hoe Pescheck helpt: Checks worden per functie ingesteld, zodat elke check aan een vastgelegd doel te koppelen is.
2
Screen alleen wat de functie nodig heeft

Verwerk alleen gegevens die toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat nodig is voor het doel.

Art. 5 lid 1 sub c AVG

Hoe Pescheck helpt: Rolgebaseerde pakketten: kies de checks per functie in plaats van één pakket voor iedereen.
3
Ga extra zorgvuldig om met strafrechtelijke gegevens

Gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten mogen alleen worden verwerkt onder toezicht van de overheid of als het Unierecht of het lidstatelijk recht dat met passende waarborgen toestaat. Controleer per land en functie of daarvoor een grondslag bestaat voordat je ze opvraagt.

Art. 10 AVG

Hoe Pescheck helpt: Checks kies je per functie, dus een strafblad- of VOG-check draait alleen waar jij die selecteert.
4
Zorg voor geldige, aantoonbare toestemming waar je daarop steunt

Toestemming moet aantoonbaar zijn, kan altijd worden ingetrokken en is alleen vrij als de overeenkomst niet afhangt van gegevens die daarvoor niet nodig zijn. Beoordeel in een arbeidscontext zorgvuldig of toestemming echt vrij is.

Art. 7 AVG

Hoe Pescheck helpt: Kandidaten geven expliciete toestemming via een beveiligde link voordat een check draait.
5
Informeer de kandidaat vooraf

Vertel kandidaten wat er wordt verwerkt, waarom, op welke grondslag, wie het ontvangt, hoe lang het wordt bewaard en welke rechten ze hebben.

Art. 13 AVG

Hoe Pescheck helpt: Kandidaten doorlopen duidelijke stappen in het kandidaatportaal en geven toestemming voordat een check draait.
6
Sluit een verwerkersovereenkomst

Werk alleen met verwerkers die voldoende garanties bieden en leg hen contractueel vast, met onderwerp, duur, doel en jouw instructies.

Art. 28 lid 1 en 3 AVG

Hoe Pescheck helpt: De verwerkersovereenkomst is onderdeel van onze Terms of Service en gepubliceerd in het Trust Center.
7
Toets of een DPIA nodig is

Grootschalige verwerking van gegevens over strafrechtelijke veroordelingen is een van de gevallen waarin een gegevensbeschermingseffectbeoordeling vereist is.

Art. 35 lid 1 en 3 AVG

Hoe Pescheck helpt: Wij voeren DPIA's uit op onze eigen verwerkingen en publiceren de maatregel in het Trust Center.
8
Leg bewaar- en verwijderregels vast

Bewaar persoonsgegevens niet langer in identificeerbare vorm dan het doel vereist, en verwijder ze daarna.

Art. 5 lid 1 sub e AVG

Hoe Pescheck helpt: Bewaarregels zijn instelbaar.

Deze checklist is algemene informatie en geen juridisch advies. Laat je functionaris gegevensbescherming of jurist de grondslag voor jouw situatie bevestigen.