Mitarbeiterüberprüfung für Menschen, die längst bei Ihnen arbeiten

Der Zeitpunkt und die Interessenabwägung. Pre-Employment Screening findet statt, bevor jemand anfängt, solange die Einstellungsentscheidung offen ist. Re-Screening findet im laufenden Arbeitsverhältnis statt, bei einer Kollegin oder einem Kollegen.

Die Prüfungen selbst sind weitgehend dieselben. Anders ist die Begründung: Beschäftigte können sich dem Verfahren nicht so leicht entziehen wie Bewerbende, also müssen Rechtsgrundlage und Verhältnismäßigkeitsprüfung belastbarer sein und die Richtlinie muss stehen, bevor Sie sich darauf berufen.

In aller Regel ja, und das wird häufig übersehen. Eine Regelung zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten und der Einsatz eines Systems, mit dem Beschäftigte überprüft werden, sind typischerweise mitbestimmungspflichtig.

In der Praxis wird ein Screening-Programm für Bestandspersonal deshalb in einer Betriebsvereinbarung geregelt, die Umfang, Anlässe, Rollengruppen, Aufbewahrung und Zugriffsrechte festlegt. Ohne diese Beteiligung steht Ihr Programm arbeitsrechtlich auf wackligem Grund, egal wie sauber die DSGVO-Begründung ist. Holen Sie hierzu arbeitsrechtlichen Rat ein.

Sie können eine Klausel aufnehmen, mit der sich Beschäftigte zur Mitwirkung an verhältnismäßigen und rechtmäßigen Prüfungen verpflichten, und in regulierten Branchen ist das üblich. Eine Klausel schafft für sich genommen aber keine Rechtsgrundlage für beliebige Prüfungen.

Jede Prüfung muss weiterhin zum Zeitpunkt der Durchführung verhältnismäßig zur Rolle sein, und es bleibt bei der Informationspflicht. Verstehen Sie die Klausel als Erwartungsmanagement, nicht als Freibrief.

Legen Sie das Verfahren fest, bevor Sie es brauchen. Ein Treffer ist eine Information, kein Urteil. Die betroffene Person sollte Gelegenheit zur Stellungnahme und zur Berichtigung unrichtiger Daten erhalten, und das Ergebnis wird an den Anforderungen der Rolle gemessen, nicht abstrakt.

Wer entscheidet, wer informiert wird und wie eskaliert wird, gehört in die Richtlinie. Das erst nach einem Treffer zu improvisieren, führt neben dem eigentlichen Problem schnell zu einer Kündigungsschutzklage.

Häufig ja, und es wird regelmäßig übersehen. Knüpft eine Anforderung an die Rolle und nicht an die Vertragsform, fallen Freelancer, Zeitarbeitskräfte und entsandtes Personal in dieser Rolle ebenfalls darunter. Im Finanzsektor ist das ausdrücklich so geregelt.

Praktisch klafft hier die größte Lücke: Die Stammbelegschaft ist über einen HR-Prozess erfasst, die externe Belegschaft nicht.

Verwandt, aber nicht identisch. Laufendes Monitoring beobachtet bestimmte Quellen, meist Sanktions- und PEP-Listen sowie Adverse Media, und meldet Änderungen. Re-Screening ist die bewusste Wiederholung eines definierten Pakets zu einem definierten Zeitpunkt.

Monitoring passt zu Daten, die sich unvorhersehbar ändern. Geplantes Re-Screening passt zum Rest. Viele Organisationen kombinieren beides: Monitoring für eine kleine Hochrisikogruppe, turnusmäßiges Re-Screening für eine etwas breitere.

Erklären Sie es, bevor Sie es durchführen, und erklären Sie vor allem die Begründung statt nur die Vorgabe. Re-Screening kommt schlecht an, wenn es unangekündigt auftaucht und auf eine einzelne Person gemünzt wirkt.

Kündigen Sie es als Richtlinie an, beziehen Sie es auf eine definierte Rollengruppe statt auf Namen, sagen Sie, was geprüft wird und was nicht, und machen Sie deutlich, dass es für alle in dieser Gruppe gilt, Führungsebene eingeschlossen. Ein Screening, das sichtbar vor dem Management haltmacht, kostet Sie am schnellsten die Zustimmung.