Was ist In-Employment-Screening?
Eine Hintergrundprüfung an jemandem, der bereits in deiner Organisation arbeitet. Genutzt für Rollenwechsel, regulierte Umgebungen und periodische Compliance-Reviews.
Kurz gesagt: In-Employment-Screening ist eine Hintergrundprüfung an jemandem, der bereits Mitarbeiter ist, durchgeführt, weil sich seine Rolle geändert hat, ein Regulator periodische Neuprüfung verlangt oder etwas Spezifisches Anlass gibt.
Wann Organisationen es nutzen
Drei Hauptszenarien:
Rollenwechsel
Jemand wechselt in eine regulierte Funktion (z. B. Beförderung in eine Finance-Rolle mit Unterschriftsberechtigung oder in eine Position mit Zugang zu schutzbedürftigen Personen). Die neue Rolle löst Checks aus, die zuvor nicht relevant waren.
Periodische Neuprüfung
Manche Branchen verlangen es regelmäßig:
- Financial Services erfordern oft jährliche PEPs- und Sanktions-Neuprüfung
- Manche Gesundheitsrollen erfordern periodische Führungszeugnis-Erneuerung
- Luftfahrt erfordert periodische Neuprüfung für Airside-Zugang
Post-Incident-Review
Nach einem Vorfall (Compliance-Verstoß, interner Betrug, Beschwerde) prüfen Organisationen manchmal relevante Mitarbeitende erneut. Das ist sensibel: führe es transparent durch, mit Bewusstsein der Mitarbeitenden, und nur Checks, die zum Vorfall verhältnismäßig sind.
Wie es mechanisch funktioniert
Wie bei einer Pre-Employment-Prüfung:
- Du richtest die Prüfung im Dashboard ein
- Der Mitarbeitende erhält einen sicheren Einwilligungslink
- Sie willigen ein und liefern die nötigen Informationen
- Wir führen die Checks durch und liefern den Bericht
Der Mitarbeitende weiß immer, dass er geprüft wird. Sie haben dasselbe Ablehnungsrecht wie ein Bewerber, obwohl Ablehnung arbeitsrechtliche Konsequenzen haben kann.
Wichtig: Kommunikation ist alles
In-Employment-Screening ist sensibler als Pre-Employment, weil Mitarbeitende sich verdächtigt fühlen könnten. Best Practice:
- Kommuniziere transparent, warum die Prüfung stattfindet (Regulierung, Rollenwechsel, organisationsweite Policy)
- Wende es konsistent innerhalb einer definierten Gruppe an (z. B. alle Mitarbeitenden in einer Funktion, nicht eine einzelne Person)
- Gib Mitarbeitenden Zeit für Fragen, bevor die Prüfung beginnt
- Erlaube privaten Support-Kontakt für sensible Fragen
Rechtsgrundlage
Die DSGVO erfordert eine rechtliche Grundlage für jede Verarbeitung. Für In-Employment-Screening:
- Einwilligung ist die sauberste Grundlage, im Arbeitskontext aber manchmal umstritten
- Gesetzliche Verpflichtung ist solide, wenn ein Regulator es vorschreibt
- Berechtigtes Interesse ist angemessen mit dokumentierter Notwendigkeit und Abwägungstest
Wir helfen dir, die Rechtsgrundlage zu dokumentieren. Kontaktiere uns, wenn du eine Vorlage brauchst.
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Was ist Pre-Employment-Screening?
Eine Hintergrundprüfung, die durchgeführt wird, bevor jemand deiner Organisation beitritt. Sie verifiziert die Fakten im Lebenslauf vor einer finalen Zusage.
Welche Checks kann ich auf einen Bewerber anwenden?
Wir bieten 15+ Check-Typen. Die richtige Kombination hängt von Rolle, Branche und Verhältnismäßigkeit ab. Hier ist das vollständige Menü.
Wie fordere ich eine Prüfung für einen Bewerber an?
Drei Schritte: Checks auswählen, Bewerber hinzufügen, wir erledigen den Rest. Das gesamte Setup dauert weniger als zwei Minuten pro Bewerber.
