Wat is in-employment screening?

Kort gezegd: in-employment screening is een background check op iemand die al medewerker is, uitgevoerd omdat hun rol is veranderd, een toezichthouder periodieke herscreening voorschrijft of er iets specifieks aanleiding geeft.

Wanneer organisaties het gebruiken

Drie hoofdscenario’s:

Rolwijziging

Iemand gaat naar een gereguleerde functie (bijvoorbeeld een promotie naar finance met tekenbevoegdheid, of toegang krijgt tot kwetsbare personen). De nieuwe rol triggert checks die eerder niet relevant waren.

Periodieke herscreening

Sommige sectoren vereisen het op een vaste cadans:

• Financial services vereisen vaak jaarlijkse PEPs- en sanctie-herscreening
• Sommige zorgrollen vereisen periodieke VOG-verlenging
• Luchtvaart vereist periodieke herscreening voor airside-toegang

Post-incident review

Na een incident (compliance-schending, interne fraude, klacht) screent een organisatie soms relevante medewerkers opnieuw. Dit is gevoelig: doe het transparant, met awareness van de medewerkers, en alleen checks die proportioneel zijn aan het incident.

Hoe het mechanisch werkt

Hetzelfde als bij pre-employment screening:

1. Je zet de screening op in het dashboard
2. De medewerker ontvangt een beveiligde toestemmingslink
3. Ze geven toestemming en leveren benodigde gegevens aan
4. Wij voeren de checks uit en leveren het rapport

De medewerker weet altijd dat ze worden gescreend. Ze hebben hetzelfde weigeringsrecht als een sollicitant, al kan weigering arbeidsgevolgen hebben afhankelijk van wat de rol vereist.

Belangrijk: communicatie is alles

In-employment screening is gevoeliger dan pre-employment omdat medewerkers het kunnen ervaren als verdenking. Best practice:

• Communiceer transparant waarom de screening plaatsvindt (regelgeving, rolwijziging, organisatiebreed beleid)
• Pas het consistent toe binnen een gedefinieerde groep (bijvoorbeeld alle medewerkers in een functie, niet één persoon)
• Geef medewerkers tijd om vragen te stellen
• Sta privé-contact toe voor gevoelige vragen

Juridische basis

De AVG vereist een wettelijke grondslag voor verwerking. Voor in-employment screening:

• Toestemming is de schoonste basis, maar in een werkverhouding soms betwist
• Wettelijke verplichting is solide wanneer een toezichthouder dit voorschrijft
• Gerechtvaardigd belang past bij een gedocumenteerde organisatorische behoefte en een gedocumenteerde belangenafweging

We helpen je de wettelijke grondslag voor je screeningsprogramma te documenteren. Neem contact op als je een template nodig hebt.