In-employment screening voor medewerkers die al bij je werken
Pescheck voert periodieke en gebeurtenisgestuurde herscreening uit via hetzelfde platform en dezelfde audit trail als je pre-employment checks. Jij bepaalt het ritme per functiegroep, wij regelen toestemming, bewijsvoering en rapportage.
Wat is in-employment screening?
Wanneer herscreen je?
Pre-employment en in-employment zijn niet hetzelfde
Beide verifiëren een persoon, maar de belangenafweging verschilt. Een kandidaat kan uit een sollicitatieprocedure stappen. Een medewerker heeft een contract, een inkomen en een leidinggevende. Toestemming weegt daardoor nog minder als grondslag, en je onderbouwing moet steviger zijn.
In-employment screening werkt daarom het beste als de regels vastliggen vóórdat je ze nodig hebt: welke functies vallen eronder, welke checks horen erbij, hoe vaak, en wat gebeurt er als er iets naar boven komt. Leg het één keer vast als beleid en pas het consequent toe. Dan is een individuele screening geen oordeel meer over een specifieke persoon.
Bepaal het ritme per functiegroep
Iedereen op hetzelfde interval screenen is duur en moeilijk te verantwoorden. Met Pescheck definieer je functiegroepen en geef je elke groep een eigen pakket en frequentie. Een treasury-team op een jaarlijkse cyclus en een magazijnteam zonder cyclus passen zo binnen hetzelfde beleid.
De audit trail houd je centraal bij: wie is wanneer gescreend, op welke grondslag en met welke uitkomst. Dat is precies het dossier waar een accountant of toezichthouder om vraagt.
Zie wat er ná de aanstelling verandert
Controleer opnieuw op beroepsregistraties, bestuursfuncties, sanctie- en PEP-status, adverse media en, als de functie dat rechtvaardigt, een nieuwe VOG. Het zijn dezelfde checks die je al kent uit je pre-employment screening.
Eén audit trail voor aanname en hercontrole
Pre-employment en in-employment screenings staan in hetzelfde dossier, zodat je een accountant de volledige historie van een functie kunt laten zien in plaats van twee losse systemen. Bewaartermijnen stel je per check in en toegang blijft beperkt tot de mensen die jij aanwijst.
Checks die passen bij herscreening
Welke checks in een herscreening thuishoren hangt af van wat er realistisch kan veranderen en waar de functie aan raakt. Registraties verlopen, sanctielijsten worden bijgewerkt, bestuursfuncties en faillissementen verschijnen in openbare registers. Diploma's daarentegen hoef je zelden twee keer te controleren.
We helpen je per functiegroep een pakket te kiezen dat verdedigbaar is in plaats van uitputtend, zodat je geen persoonsgegevens verzamelt die je niet kunt onderbouwen.
Integriteitsonderzoek
Een reeks vragen over de integriteit van de kandidaat.
Meer informatieDiploma Check
Ontdek of uw kandidaat over de juiste kwalificaties of certificaten beschikt
Meer informatieID Check
Geautomatiseerde ID Checker verifieert meer dan 31.000 wereldwijde identiteitsdocumenten
Meer informatieInternationaal Strafblad Check
Geeft inzicht in mogelijke belemmeringen voor specifieke functies en onthult politiegeschiedenis.
Meer informatieAdverse Media
Doorzoek zoekmachines op mogelijke risico-indicatoren met betrekking tot uw kandidaat.
Meer informatiePEP en Sanctie Check
Controleer of uw kandidaat voorkomt op PEP- en sanctielijsten.
Meer informatieHoe in-employment screening werkt
Leg het beleid vast
Bepaal functiegroepen, de checks per groep, de aanleiding (cyclus, promotie of gebeurtenis) en wie over de uitkomst beslist. Wij denken mee zodat het een audit doorstaat.
Informeer je mensen
Medewerkers horen vooraf wat er wordt gecontroleerd en waarom, en geven toestemming via het platform. Transparantie is hier zowel een wettelijke plicht als het verschil tussen beleid dat mensen accepteren en beleid waar ze zich aan storen.
Uitvoeren en vastleggen
Screenings lopen volgens schema of op trigger. De uitkomsten komen binnen in het dashboard met een volledige audit trail, zichtbaar voor alleen de mensen die jij autoriseert.
Heb ik toestemming nodig om een bestaande medewerker te screenen?
Wat de grondslag ook is: je moet de medewerker vooraf informeren over de screening en de omvang ervan. Die informatieplicht staat los van de grondslag en geldt altijd.
Hoe vaak moet je herscreenen?
Een interval dat je niet kunt onderbouwen is slechter dan geen interval, want dan verwerk je structureel persoonsgegevens zonder aanleiding.
De regels bij het screenen van je eigen personeel
Alles wat geldt voor pre-employment screening geldt hier ook: een geldige grondslag, proportionaliteit ten opzichte van de functie, en de medewerker vooraf informeren. In-employment screening voegt daar een complicatie aan toe, want de machtsongelijkheid is groter. Een kandidaat kan zich terugtrekken uit een procedure. Een medewerker zet zijn inkomen op het spel, dus van vrijelijk gegeven toestemming is nauwelijks sprake en de Autoriteit Persoonsgegevens beoordeelt het ook zo.
Het praktische gevolg is dat je onderbouwing in beleid moet zitten en niet in een losse afweging per geval. Leg vast welke functies worden herscreend, op welke aanleiding, met welke checks en waarom die checks bij die functies passen. Pas het daarna consequent toe, want juist inconsistente toepassing verandert een verdedigbaar programma in een discriminatieklacht.
Redelijk om opnieuw te controleren
-
Beroepsregistraties en vergunningen die verlopen, zoals het BIG-register
-
Sanctie- en PEP-status, die zonder aankondiging wijzigt
-
Bestuursfuncties en functies in het Handelsregister
-
Faillissement en insolventie, bij financiële verantwoordelijkheid
-
Adverse media, als de functie reputatiegevoelig is
-
Een nieuwe VOG, waar wet of functie daarom vraagt
-
Verblijfs- en werkvergunning met een einddatum
Nog steeds niet toegestaan
-
Gezondheidsgegevens en ziekteverzuim
-
Religie, politieke voorkeur of vakbondslidmaatschap
-
Seksuele gerichtheid en etnische afkomst
-
Privéleven en sociale media zonder functiegebonden noodzaak
-
Doorlopend heimelijk volgen van medewerkers
-
Standaard het volledige pakket op iedereen opnieuw uitvoeren
Dat laatste punt gaat in de praktijk het vaakst mis. Een breed pakket inkopen en op de hele organisatie loslaten voelt grondig, maar draait de toets om: je hoort te beginnen bij het risico in de functie en van daaruit naar de checks te werken, niet andersom. Een screening die je voor een specifieke functie niet kunt uitleggen, is een verwerking die je beter niet doet.
Waar herscreening van je wordt verwacht
Weinig wetten noemen in-employment screening met zoveel woorden. Diverse kaders vragen er in de kern wel om, door te eisen dat je zekerheid actueel houdt in plaats van eenmalig vast te stellen.
- Kinderopvang
Medewerkers staan ingeschreven in het Personenregister Kinderopvang en vallen daarmee onder continue screening. Er wordt doorlopend gecontroleerd tijdens het dienstverband, dus hier is herscreening geen keuze maar een gegeven.
- Financiële sector
De betrouwbaarheidstoetsing van artikel 13 Bpr vindt in beginsel eenmalig plaats, bij aanvang van de functie. Een nieuwe toetsing is nodig zodra een wijziging in relevante feiten of omstandigheden daar redelijke aanleiding toe geeft, en dat signaal moet je dus wel opvangen.
- Zorg
De vergewisplicht uit de Wkkgz richt zich op indiensttreding, maar zegt niets over wat er daarna gebeurt. Bij functiewijziging of een signaal over functioneren ligt opnieuw vergewissen voor de hand, net als het periodiek controleren van de BIG-registratie.
- ISO 27001
De norm verwacht screening die in verhouding staat tot de informatie waar iemand bij kan, en die meebeweegt als rol of toegang verandert. Auditors vragen naar het beleid en het bewijs, niet alleen naar een screening bij indiensttreding.
Wat kost herscreenen?
Per screening ongeveer hetzelfde als de vergelijkbare pre-employment check, want de onderliggende controles zijn identiek. De VOG heeft een vast tarief van Justis: € 33,85 digitaal. De variabele is volume, want een cyclus over een grote functiegroep loopt snel op. Ook daarom scope je op risico en niet op aantal medewerkers.
De kostenpost die vaak wordt vergeten is administratief. Bijhouden wie aan de beurt is, toestemming achterna gaan en bewijs bij elkaar houden: daar lopen herscreeningsprogramma's op vast, en precies dat deel lost automatisering wél op.
Verbind Pescheck met de HR-stack die je dagelijks gebruikt
Ontdek 100+ integraties
Governance & Security:
Vragen en antwoorden
Het moment en de belangenafweging. Pre-employment screening gebeurt voordat iemand start, terwijl de aannamebeslissing nog openligt. In-employment screening gebeurt tijdens het dienstverband, bij een bestaande collega.
De checks zelf zijn grotendeels gelijk. Wat verschilt is de onderbouwing: een medewerker kan niet zo makkelijk weglopen als een kandidaat, dus je grondslag en je proportionaliteitsafweging moeten steviger zijn en je beleid moet vastliggen voordat je erop leunt.
Ja, en dit wordt vaak over het hoofd gezien. Artikel 27 lid 1 sub k van de Wet op de ondernemingsraden geeft de OR instemmingsrecht bij het vaststellen, wijzigen of intrekken van een regeling over het verwerken en beschermen van persoonsgegevens van medewerkers.
Een screeningsbeleid voor zittend personeel is zo'n regeling. Zonder instemming van de OR staat je beleid dus juridisch wankel, hoe goed de AVG-onderbouwing verder ook is. Leg het besluit schriftelijk voor, met de beweegredenen en de gevolgen voor medewerkers.
Je kunt een bepaling opnemen waarin medewerkers zich verbinden om mee te werken aan screening voor zover die proportioneel en rechtmatig is, en in gereguleerde sectoren gebeurt dat ook regelmatig. Zo'n bepaling levert op zichzelf echter geen grondslag op voor elke gewenste controle.
Elke screening moet nog steeds proportioneel zijn ten opzichte van de functie op dat moment, en de medewerker moet nog steeds geïnformeerd worden. Zie de bepaling als het scheppen van verwachtingen, niet als een blanco volmacht.
Bepaal het proces voordat je het nodig hebt. Een bevinding is informatie, geen oordeel. De medewerker hoort de gelegenheid te krijgen om te reageren en onjuiste gegevens te laten corrigeren, en de uitkomst weeg je tegen de eisen van de functie in plaats van in het algemeen.
Wie beslist, wie wordt geïnformeerd en hoe de escalatie loopt: leg het vast in het beleid. Dit improviseren ná een hit is hoe organisaties naast het oorspronkelijke probleem ook nog een ontslagzaak krijgen.
Vaak wel, en dit wordt stelselmatig vergeten. Als een eis aan de functie hangt en niet aan het contracttype, vallen zzp'ers, uitzendkrachten en gedetacheerden in die functie er ook onder. In de financiële sector is dat expliciet: artikel 13 Bpr strekt zich uit tot ingehuurd personeel.
Praktisch zit hier het grootste gat. Vaste medewerkers zitten in een HR-proces, terwijl de flexibele schil daarbuiten valt.
Verwant, maar niet hetzelfde. Doorlopende monitoring bewaakt specifieke bronnen, meestal sanctie- en PEP-lijsten en adverse media, en geeft een signaal zodra er iets wijzigt. In-employment screening is een bewuste hercontrole van een vastgesteld pakket op een vastgesteld moment.
Monitoring past bij gegevens die onvoorspelbaar veranderen. Geplande herscreening past bij de rest. Veel organisaties combineren beide: monitoring op een kleine groep met verhoogd risico, cyclische herscreening op een iets bredere groep.
Leg het uit voordat je het uitvoert, en leg vooral de redenering uit in plaats van alleen de regel. In-employment screening valt slecht als het onaangekondigd opduikt en gericht lijkt op één persoon.
Kondig het aan als beleid, richt het op een afgebakende functiegroep in plaats van op namen, vertel wat er wél en niet wordt gecontroleerd, en wees duidelijk dat het voor iedereen in die groep geldt, inclusief de directie. Screening die zichtbaar stopt bij de managementlaag is de snelste manier om draagvlak te verliezen.
