Personeel screenen: zo werkt personeelsscreening voor werkgevers

Op deze pagina lees je hoe personeel screenen stap voor stap werkt, wat je als werkgever in Nederland wel en niet mag controleren en welke checks bij welke functie passen.

Personeelsscreening is het controleren van gegevens van kandidaten en medewerkers. Denk aan identiteit, het recht om in Nederland te werken, opleiding, arbeidsverleden en, als de functie dat rechtvaardigt, gedrag en antecedenten. Meer over dat laatste lees je in onze gids over antecedentenonderzoek.

Het draait om relevantie. Je controleert alleen wat voor de functie telt: een salarisadministrateur heeft andere checks nodig dan een orderpicker of een pedagogisch medewerker. Screening van personeel is dus geen vaste lijst, maar een screeningsprofiel dat je per functie bepaalt.

Meestal screen je bij het aannemen van iemand. In onze uitleg over screening vóór de indiensttreding lees je daar alles over. Je kunt ook later screenen, bijvoorbeeld als een medewerker doorgroeit naar een functie met meer verantwoordelijkheid of toegang tot gevoelige informatie. Dat heet in-employment screening.

Een cv en een goed gesprek vertellen veel, maar niet alles. Als je medewerkers screent, beslis je op feiten.

• Wettelijke plichten. Elke werkgever in Nederland moet de identiteit en het recht op arbeid van een werknemer vaststellen vóór de eerste werkdag. In sommige sectoren is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) wettelijk verplicht, zoals in de kinderopvang, het onderwijs en het taxivervoer. In de zorg geldt een vergewisplicht (Wkkgz) en in de financiële sector moet je een integriteitsgevoelige functie onderbouwd toetsen.
• Minder verkeerde aanstellingen. Opgepompte functietitels, verzonnen diploma's en gaten in het cv zie je met een check sneller dan in een gesprek.
• Mensen, data en bezittingen beschermen. Wie met geld, persoonsgegevens of kwetsbare mensen werkt, draagt meer verantwoordelijkheid. Met screening stem je die verantwoordelijkheid af op een betrouwbare staat van dienst.
• Je reputatie beschermen. Een incident met een medewerker straalt snel af op de hele organisatie.
• Eerlijk en consistent aannemen. Als elke kandidaat voor dezelfde functie dezelfde checks krijgt, kun je beslissingen beter uitleggen en verdedigen.

1. Stel een screeningsprofiel op per functie. Bepaal welke checks bij een functie horen, op basis van de risico's: toegang tot geld, data, systemen of kwetsbare mensen. Leg vast waarom je elke check nodig hebt.
2. Informeer de kandidaat. Vertel kandidaten vroeg, het liefst in de vacature, dat screening bij de procedure hoort. Leg uit wat je controleert, waarom, wie de checks uitvoert en hoe lang je de resultaten bewaart.
3. Verzamel de gegevens. De kandidaat levert identiteitsbewijs, diploma's, eerdere werkgevers en referenten aan. Voor een VOG zet jij de aanvraag klaar en rondt de kandidaat hem zelf af bij Justis, zie VOG aanvragen als werkgever.
4. Voer de checks uit. Diploma's worden bij de opleider geverifieerd, referenties bij eerdere werkgevers. Justis beoordeelt de VOG-aanvraag aan de hand van het screeningsprofiel dat jij hebt gekozen.
5. Bekijk de uitkomsten. Klopt iets niet, bespreek dat dan met de kandidaat voordat je beslist. Vaak is er een eenvoudige verklaring, zoals een andere functietitel bij een vorige werkgever.
6. Beslis en leg vast. Bewaar alleen wat je nodig hebt. Neem je de kandidaat niet aan, verwijder de gegevens dan uiterlijk vier weken na afloop van de procedure, of na maximaal een jaar als de kandidaat daarmee instemt.
7. Screen opnieuw als dat nodig is. Herhaal relevante checks als een medewerker een functie met een ander risicoprofiel gaat vervullen.

In Nederland bepaalt de AVG de regels voor personeelsscreening, met richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De hoofdregel: je mag alleen controleren wat noodzakelijk is voor de functie, en de kandidaat moet weten wat je controleert en waarom. Meer over de regels lees je in ons overzicht van de AVG.

Dit mag je controleren

• Identiteit en recht op arbeid (verplicht). Controleer het identiteitsbewijs vóór de eerste werkdag en bewaar een kopie in het personeelsdossier.
• Diploma's en certificaten. Als de opleiding voor de functie van belang is.
• Arbeidsverleden en referenties. Vertel de kandidaat welke referenten je benadert en stel alleen vragen over het werk.
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Alleen via Justis, met een screeningsprofiel dat past bij de functie. Het strafblad zelf mag je niet opvragen. Lees meer over de VOG-check en over VOG aanvragen als werkgever.

Dit mag je beperkt controleren

• Openbare online profielen. Alleen informatie die voor de functie relevant is, en alleen als je de kandidaat dat vooraf hebt verteld.
• Financiële achtergrond. Alleen bij functies waar dat te rechtvaardigen is, zoals functies met financiële bevoegdheden.

Dit mag je niet controleren

• Gezondheid en medische voorgeschiedenis. Een aanstellingskeuring mag alleen volgens de Wet op de medische keuringen, bij functies met specifieke medische eisen.
• Zwangerschap of gezinsplanning. Daar mag je nooit naar vragen of op beslissen.
• Religie, afkomst, politieke voorkeur, seksuele gerichtheid of vakbondslidmaatschap. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens (artikel 9 AVG) en spelen geen rol bij screening.
• Burgerservicenummer (BSN) tijdens de sollicitatie. Je gebruikt het pas als de kandidaat in dienst is, voor de loonadministratie en de belasting.
• Het strafblad buiten de VOG om. Strafrechtelijke gegevens vallen onder artikel 10 AVG. Justis toetst het justitiële verleden en jij ziet alleen de uitkomst.

Heb je een ondernemingsraad? Dan is voor regelingen over het verwerken van personeelsgegevens, waaronder een screeningsbeleid, doorgaans instemming nodig (artikel 27 WOR).

Elke nieuwe medewerker krijgt een identiteits- en arbeidsrechtcheck. Daarbovenop hangen de checks af van de functie. De tabel hieronder is een startpunt; jouw eigen risicoanalyse bepaalt het uiteindelijke profiel.

Bekijk alle checks voor wat elke check omvat.

Zittend personeel screenen

Screening stopt niet zodra iemand is begonnen. Opnieuw screenen is zinvol bij:

• een interne overstap naar een functie met meer financiële bevoegdheid of toegang tot gevoelige data;
• een sector waar een VOG periodiek vernieuwd moet worden, of waar medewerkers doorlopend worden gescreend, zoals in de kinderopvang;
• een contract of opdrachtgever die recente checks eist voor iedereen die eraan werkt.

Dezelfde regels gelden als bij het aannemen: controleer alleen wat de nieuwe functie vraagt, informeer de medewerker vooraf en leg vast waarom je de check doet.

Pescheck regelt je screening digitaal, van ID-check en diplomacheck tot referenties en de VOG-aanvraag. Je kiest per functie een pakket, kandidaten leveren hun gegevens online aan en je volgt alle checks op één plek, voor kandidaten in Nederland en in het buitenland.