Background screening, pre-employment screening en personeelsscreening worden steeds belangrijker voor organisaties die integriteits-, veiligheids-, financiële en compliance-risico's willen beheersen.
Maar zodra een screening betrekking heeft op strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten, gelden aanvullende eisen vanuit de AVG.
Een veelvoorkomend misverstand is dat Artikel 10 AVG de verwerking van strafrechtelijke persoonsgegevens volledig verbiedt.
Dat is niet het geval. Artikel 10 stelt wel een aanvullende juridische drempel. Strafrechtelijke persoonsgegevens mogen worden verwerkt onder toezicht van een officiële autoriteit of wanneer verwerking is toegestaan op grond van Unierecht of het recht van een EU-lidstaat, met passende waarborgen voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.
Voor HR-, Legal- en Compliance-teams is de relevante vraag daarom niet alleen: “Mogen wij een kandidaat screenen?” Maar: Waarom is deze personeelsscreening noodzakelijk, welke gegevens zijn daarvoor nodig, welke grondslag onder Artikel 6 AVG geldt en, wanneer strafrechtelijke persoonsgegevens worden verwerkt, welke aanvullende wettelijke bevoegdheid bestaat daarvoor?
Hoe is Artikel 10 AVG van toepassing op background screening?
Artikel 10 AVG heeft betrekking op persoonsgegevens over strafrechtelijke veroordelingen, strafbare feiten en daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen.
Het artikel vormt een aanvullende juridische laag bovenop de normale AVG-grondslagen. Organisaties die background screening of pre-employment screening uitvoeren moeten daarom twee afzonderlijke vragen beantwoorden.
Ten eerste:
Is er een geldige grondslag onder Artikel 6 AVG voor de verwerking?
Ten tweede:
Als tijdens de personeelsscreening strafrechtelijke persoonsgegevens worden verwerkt, bestaat daarvoor ook de vereiste wettelijke bevoegdheid onder Artikel 10 AVG?
Een gerechtvaardigd belang onder Artikel 6 lid 1 onder f AVG is dus niet automatisch voldoende om strafrechtelijke persoonsgegevens te mogen verwerken.
Behandel Daten over Vermeldingen niet als Gewone HR-Daten
Artikel 10 betekent dat uw huidige proces mogelijk niet-compliant is—ongeacht hoe sterk uw Article 6-grondslag is. Kies voor background checks die zijn ontworpen voor de EU-wetgeving, zodat u talent in deep tech en fintech veilig kunt on boarden.
Bekijk compliant background checksArtikel 6 en Artikel 10 AVG hebben verschillende functies
Artikel 6 bepaalt de algemene grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie kan bijvoorbeeld sprake zijn van een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of een andere toepasselijke grondslag.
Wanneer een werkgever voor personeelsscreening een beroep doet op gerechtvaardigd belang, moet onder andere worden gekeken naar het doel, de noodzakelijkheid en de proportionaliteit van de verwerking en naar de belangen en rechten van de kandidaat of medewerker.
De context van de functie is daarbij belangrijk. Een financieel directeur met uitgebreide betalingsbevoegdheid, een medewerker met toegang tot kritieke infrastructuur of een developer met toegang tot zeer gevoelige broncode kan een ander risicoprofiel hebben dan een functie zonder dergelijke bevoegdheden.
Daarom hoort pre-employment screening risicogebaseerd te worden ingericht.
“Wij Wilen Weten” is Geen Wettelijke Grondslag
Feedersbelangen onder Artikel 6(1)(f) dekken background screening niet automatisch. Zorg dat uw HR-processen voldoen aan Artikel 10 en beschermen zowel uw organisatie als kandidaten.
Bekijk HR-compliant background screeningPre-employment screening en strafrechtelijke persoonsgegevens
Niet iedere personeelsscreening omvat strafrechtelijke persoonsgegevens. Het controleren van identiteit, werkervaring of een diploma valt bijvoorbeeld niet automatisch onder Artikel 10 AVG.
Bij een strafrechtelijke screening of bepaalde vormen van integriteitsonderzoek kunnen daarentegen wel gegevens worden verwerkt die onder Artikel 10 vallen. Daarom is het belangrijk om per screeningscomponent vast te stellen welke persoonsgegevens daadwerkelijk worden verwerkt.
Nationale wetgeving blijft belangrijk
Artikel 10 AVG bepaalt expliciet dat verwerking kan worden toegestaan door Unierecht of het recht van een lidstaat. Dat betekent dat de mogelijkheden voor background screening en personeelsscreening per land kunnen verschillen.
Een internationale werkgever kan één overkoepelend screeningbeleid hanteren waarin bijvoorbeeld risiconiveaus en uitgangspunten zijn vastgelegd. De daadwerkelijke pre-employment checks moeten echter worden afgestemd op de lokale wet- en regelgeving.
Een praktisch voorbeeld: vergunde particuliere onderzoeksbureaus
Nederland biedt een goed voorbeeld van hoe nationale wetgeving kan aansluiten op Artikel 10 AVG.
Particuliere onderzoeksbureaus die gereguleerde recherchewerkzaamheden verrichten vallen onder de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr) en hebben daarvoor een vergunning nodig.
Daarnaast bevat Artikel 33 lid 4 onder a UAVG een specifieke Nederlandse wettelijke route voor het verwerken van strafrechtelijke persoonsgegevens ten behoeve van derden door verwerkingsverantwoordelijken die optreden krachtens een Wpbr-vergunning.
Dit laat zien waarom bij Artikel 10 AVG niet alleen naar de AVG zelf moet worden gekeken.
Nationale wetgeving kan bepalen onder welke voorwaarden bepaalde strafrechtelijke persoonsgegevens binnen een screening mogen worden verwerkt.
Andere Europese landen kunnen hiervoor andere wettelijke kaders kennen.
Maak Van Uw Checklist Een Compliant Screeningproces
Elke stap in deze checklist wordt eenvoudiger als hij in uw hiring workflow is geïntegreerd. Verminder handwerk en GDPR‑risico met pre‑employment screening software die voor EU‑compliance is gebouwd.
Krijg compliant pre‑employment screeningBetekent een vergunning dat iedere personeelsscreening is toegestaan?
Een vergunning is geen vrijstelling van de AVG en geeft geen onbeperkt recht om informatie over kandidaten of medewerkers te verzamelen.
De normale privacybeginselen blijven gelden, waaronder:
- rechtmatigheid;
- doelbinding;
- dataminimalisatie;
- transparantie;
- beveiliging;
- passende bewaartermijnen;
- noodzakelijkheid;
- proportionaliteit.
De omvang van een personeelsscreening moet daarom aansluiten bij het daadwerkelijke risico van de functie.
Gerechtvaardigd belang bij personeelsscreening
Gerechtvaardigd belang en Artikel 10 moeten niet met elkaar worden verward. Een organisatie kan voor bepaalde verwerkingen binnen een pre-employment screening mogelijk een beroep doen op Artikel 6 lid 1 onder f AVG. Dat betekent echter niet automatisch dat daarmee ook aan Artikel 10 is voldaan.
Een praktisch juridisch kader is:
Bedrijfs-, integriteits- of compliance-risico
↓
Duidelijk screeningsdoel
↓
Grondslag Artikel 6 AVG
↓
Noodzakelijkheid en proportionaliteit
↓
Worden strafrechtelijke persoonsgegevens verwerkt?
↓
Artikel 10 AVG
↓
Toepasselijke Europese of nationale wettelijke bevoegdheid
↓
Passende waarborgen
Gebruik Artikel 10 als Een Leuning, Niet als Een Barrière
Een precieze doelstelling, wettelijke autoriteit, noodzakelijkheid en proportionaliteit maken uw screening beter verdedigbaar en minder risicovol. Ontvang een offerte die is afgestemd op uw gehaarde hiring‑behoeften
Ontvang een offerte voor compliant screeningIs toestemming voldoende voor pre-employment screening?
Niet automatisch. Een kandidaat moet duidelijk worden geïnformeerd over de personeelsscreening en zal bij verschillende checks actief moeten meewerken of documenten moeten aanleveren.
Maar transparantie, medewerking of toestemming voor het uitvoeren van een proces betekent niet automatisch dat toestemming ook de juiste AVG-grondslag is.
Binnen een arbeidsrelatie kan bovendien sprake zijn van een machtsverhouding waardoor de vraag ontstaat of toestemming daadwerkelijk vrijelijk wordt gegeven. Een organisatie moet daarom per screeningactiviteit bepalen wat de juiste juridische grondslag is.
Waarom personeelsscreening risicogebaseerd moet zijn
Een goed screeningsbeleid begint bij het risico van de functie en niet bij de hoeveelheid beschikbare informatie.
Een organisatie kan bijvoorbeeld onderscheid maken tussen:
- Reguliere functies: identiteit, werkervaring en kwalificaties kunnen voldoende zijn.
- Functies met een verhoogd risico: aanvullende integriteits- of compliancechecks kunnen passend zijn vanwege toegang tot gevoelige systemen, informatie of bedrijfsmiddelen.
- Kritieke of gereguleerde functies: een uitgebreidere background screening kan gerechtvaardigd zijn bij bijvoorbeeld financiële bevoegdheden, kritieke infrastructuur, zeer gevoelige IP of specifieke wettelijke verplichtingen.
Zo ontstaat een proportionele vorm van personeelsscreening waarbij de screening aansluit op het daadwerkelijke risico.
Strafrechtelijke screening verschilt per land
Er bestaat geen universele internationale “criminal background check”. Landen kennen verschillende systemen, toegangsregels, rehabilitatieregels en privacybeperkingen.
In sommige landen vraagt de kandidaat zelf een officieel document aan. In andere landen gelden specifieke mogelijkheden voor bevoegde of vergunde organisaties. Ook kan het zijn dat bepaalde strafrechtelijke informatie alleen voor specifieke functies mag worden opgevraagd. Internationale pre-employment screening vraagt daarom om lokale juridische uitvoering binnen één consistent internationaal screeningbeleid.
Verantwoordelijkheid van werkgever en screeningprovider
Het inschakelen van een professionele aanbieder van background screening betekent niet dat alle verantwoordelijkheid bij de werkgever verdwijnt.
De werkgever moet kunnen onderbouwen waarom een bepaalde personeelsscreening passend is voor de functie en waarom de gekozen checks noodzakelijk en proportioneel zijn. Tegelijkertijd kan een screeningprovider eigen wettelijke, privacy- en professionele verantwoordelijkheden hebben.
De precieze AVG-rollen moeten daarom worden bepaald aan de hand van de daadwerkelijke verwerkingen en verantwoordelijkheden.
Nog niet zeker wie waarvoor verantwoordelijk is?
De rollen van werkgever en screeningsaanbieder onder de AVG zijn niet altijd duidelijk afgebakend, en de verkeerde aanname kan gaten laten vallen in uw compliance. Bezoek ons Helpcentrum voor duidelijke antwoorden over verantwoordelijkheden rond gegevensbescherming, screeningsverplichtingen en hoe u aan beide kanten gedekt blijft.
Krijg duidelijke antwoordenHoe PESCHECK pre-employment screening benadert
PESCHECK helpt organisaties om background screening en personeelsscreening risicogebaseerd, transparant en proportioneel in te richten. Een volwassen screeningsbeleid bepaalt vooraf:
- welke risico's bij een functie horen;
- wat het doel van de screening is;
- welke screeningscomponenten passend zijn;
- welke Artikel 6-grondslag geldt;
- of Artikel 10 AVG van toepassing is;
- welk nationaal wettelijk kader van toepassing is; en
- welke waarborgen nodig zijn voor kandidaten en medewerkers.
Voor relevante onderzoeksactiviteiten in Nederland opereert PESCHECK binnen het toepasselijke Wpbr-vergunningenkader. Bij internationale pre-employment screening moeten lokale vereisten afzonderlijk worden beoordeeld, omdat de wettelijke mogelijkheden voor strafrechtelijke gegevens en personeelsscreening per land verschillen.
Ontdek onze risicogerichte screeningsaanpak
Ontdek hoe de pre-employment screeningsoftware van PESCHECK je helpt om de juiste checks toe te passen, voor de juiste functie, in lijn met de AVG en lokale wettelijke vereisten.
Ontdek pre-employment screeningWat HR, Legal en Compliance moeten onthouden
Artikel 10 AVG is geen algemeen verbod op background screening, pre-employment screening of personeelsscreening. Maar een gerechtvaardigd belang onder Artikel 6 betekent evenmin automatisch dat strafrechtelijke persoonsgegevens mogen worden verwerkt.
Een goed onderbouwde screening kijkt naar verschillende juridische lagen:
- Artikel 6 AVG -> Wat is de grondslag voor de verwerking?
- Artikel 10 AVG -> Worden strafrechtelijke persoonsgegevens verwerkt?
- Nationale wetgeving -> Bestaat daarvoor een aanvullende wettelijke bevoegdheid?
- Noodzakelijkheid en proportionaliteit -> Past deze screening daadwerkelijk bij het risico van deze functie?
De juiste vraag is daarom niet: “Mag personeelsscreening onder de AVG?”
Maar: “Is deze specifieke screening voor deze specifieke functie noodzakelijk, proportioneel en gebaseerd op de juiste grondslag en het toepasselijke wettelijke kader?”
Dat vormt de basis voor verantwoorde en juridisch verdedigbare pre-employment screening.
