Veiligheidsonderzoek en VGB: wat werkgevers vooraf mogen screenen

Veiligheidsonderzoek en VGB: wat werkgevers vooraf mogen screenen

Een veiligheidsonderzoek voor werk in de defensiesector wordt uitgevoerd door de overheid, niet door jou als werkgever. In Nederland voeren de inlichtingendiensten het veiligheidsonderzoek uit, in Duitsland loopt de Sicherheitsüberprüfung onder de SÜG en in het Verenigd Koninkrijk is het United Kingdom Security Vetting (UKSV). Geen van hen vertelt je of een kandidaat een goede aanwinst is. Ze beslissen alleen of die persoon toegang mag hebben tot gerubriceerde informatie of locaties.

Dat laat een gat voor HR. Een veiligheidsonderzoek kan weken tot vele maanden duren en begint pas als je een kandidaat hebt gekozen. Ervoor en ernaast moet je nog steeds vaststellen wie iemand is, of die persoon voor je mag werken en of het cv klopt. Deze gids legt uit waar de taak van de overheid ophoudt, wat je zelf mag checken en hoe je je werving plant rond de doorlooptijden van het veiligheidsonderzoek.

De gids is geschreven voor HR-, security- en talentteams bij bedrijven in defensie, luchtvaart en ruimtevaart in Europa, vooral als zij werken onder Nederlandse, Duitse of Britse regels. Het is algemene informatie, geen juridisch advies.

Wat een veiligheidsonderzoek is en wie het uitvoert

Een veiligheidsonderzoek is een onderzoek door de overheid naar de vraag of iemand te vertrouwen is met gerubriceerde informatie, systemen of locaties. De uitkomst is een machtiging of een formele verklaring, geen aannameadvies. Als werkgever wijs je de functie aan of draag je haar voor, en meld je de kandidaat aan. De instantie die het onderzoek uitvoert, doet de rest.

Nederland: veiligheidsonderzoek defensie en VGB

In Nederland heeft iedereen in een vertrouwensfunctie een verklaring van geen bezwaar (VGB) nodig voordat hij of zij begint. Defensie legt uit dat dit ook geldt voor aannemers en ingehuurd personeel, en dat de AIVD of MIVD het onderzoek uitvoert. Onderdeel van de controle zijn justitiële gegevens en het BKR-register. De onderzoekers kunnen de kandidaat of mensen in zijn of haar omgeving ook spreken en informatie in het buitenland opvragen.

Het Nederlandse onderzoek kent drie niveaus: A, B en C, waarbij A het meest grondig is. Als werkgever laat je de functie aanwijzen als vertrouwensfunctie, meld je de kandidaat aan en wacht je op de VGB.

Voor leveranciers van defensie bepalen de beveiligingseisen in het contract welke functies als vertrouwensfunctie gelden. Sinds 1 januari 2026 vallen nieuwe overheidsopdrachten met een risico voor de nationale veiligheid onder de ABRO 2026, dat voortbouwt op de ABDO 2019 (alleen voor Defensie). Bestaande Defensieopdrachten onder de ABDO blijven zoals ze zijn. Hoofdstuk 2 van de ABRO gaat over personeelsbeveiliging en geldt voor elke opdracht waarop de ABRO van toepassing is. Het Nationaal Bureau Industrieveiligheid (NBIV), een gezamenlijk orgaan van de AIVD en MIVD, controleert of je bedrijf zich eraan houdt.

Duitsland: Sicherheitsüberprüfung onder de SÜG

Duitse defensie- en ruimtevaartbedrijven die met gerubriceerd materiaal werken, vallen onder het industriebeveiligingsprogramma van het BMWE (Geheimschutz in der Wirtschaft). De beveiligingsfunctionaris van het bedrijf vraagt voor elke persoon die toegang nodig heeft een Sicherheitsüberprüfung aan, met schriftelijke toestemming van de kandidaat. Het BMWE laat die vervolgens uitvoeren samen met het Bundesamt für Verfassungsschutz (BfV). Er zijn drie niveaus: Ü1 (eenvoudig), Ü2 (uitgebreid) en Ü3 (uitgebreid met veiligheidsonderzoeken). Vanaf Ü2 wordt meestal ook een echtgenoot of partner meegenomen. Kandidaten die pas kort in Duitsland wonen, zijn soms moeilijk te screenen, omdat er te weinig verleden is om te controleren.

Verenigd Koninkrijk: BPSS en nationaal veiligheidsonderzoek

In het Verenigd Koninkrijk is de Baseline Personnel Security Standard (BPSS) de eigen pre-employment check van de werkgever. Het is geen veiligheidsmachtiging. Het nationale veiligheidsonderzoek (CTC, SC en DV, plus uitgebreide varianten) komt daar bovenop en wordt uitgevoerd door UKSV. De BPSS omvat vier checks: identiteit, recht om te werken, arbeidsverleden en niet-uitgewiste veroordelingen.

Internationale programma's

Medewerkers van internationale organisaties en bij NATO-, EU- of ESA-programma's hebben meestal een veiligheidsmachtiging nodig van de nationale veiligheidsautoriteit van hun eigen land. Voor een multinationaal team kan dat betekenen dat er binnen één project meerdere systemen voor veiligheidsonderzoek met verschillende doorlooptijden gelden.

Wat werkgevers vooraf mogen screenen

Je mag de gegevens controleren die een kandidaat je geeft en de voorwaarden om iemand in dienst te nemen: identiteit, recht om te werken, kwalificaties, referenties en sanctiestatus. Deze checks mag je zelf uitvoeren, voor of naast het veiligheidsonderzoek, zolang elke check nodig is voor de functie en de kandidaat er vooraf van weet.

• Identiteit. Bevestigt dat iemand is wie hij of zij zegt te zijn, aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Doe dit als eerste, voor elke andere check of aanvraag voor een veiligheidsonderzoek. Nederlandse werkgevers moeten het ID controleren en een kopie bewaren voor de salarisadministratie, maar bewaren alleen wat de wet vereist.
• Recht om te werken. Bevestigt dat iemand in dat land legaal voor je mag werken. Controleer het vóór de startdatum, bij voorkeur bij het aanbod, inclusief de voorwaarden en de einddatum van de vergunning bij niet-EU-onderdanen.
• Kwalificaties. Bevestigt dat diploma's, certificaten en bevoegdheden op het cv echt zijn. Verifieer ze na een voorwaardelijk aanbod, bij de instelling die ze heeft afgegeven of in een register zoals DUO voor Nederlandse diploma's.
• Referenties en arbeidsverleden. Bevestigt dat eerdere functies, data en gedrag overeenkomen met het cv. Neem alleen contact op met referenten met toestemming van de kandidaat en vraag naar gaten in plaats van daarop af te wijzen.
• Sanctielijsten. Bevestigt dat de persoon niet op EU-, VN- of nationale sanctielijsten staat. Doe dit voordat het aanbod definitief wordt. Een naamovereenkomst is geen treffer: bevestig die met geboortedatum en andere identificatiegegevens.

Waarom deze checks belangrijker zijn in defensie

Een veiligheidsonderzoek kijkt naar loyaliteit en kwetsbaarheid voor druk. Het bevestigt niet dat het diploma luchtvaarttechniek van een kandidaat bestaat of dat die echt een satellietprogramma heeft geleid. Een vals cv dat door het veiligheidsonderzoek komt, blijft een vals cv.

Identiteit en recht om te werken komen ook in het formele proces eerst. Onder de Britse BPSS moeten de checks op identiteit en recht om te werken klaar zijn voordat een aanvraag voor een nationaal veiligheidsonderzoek wordt gestart. Controles op arbeidsverleden en strafblad kunnen volgen, maar moeten klaar zijn voordat de machtiging wordt verleend. Ook het Nederlandse en Duitse onderzoek heeft vanaf het begin correcte identiteitsgegevens nodig.

Sanctiescreening is een wettelijke waarborg, geen achtergrondcheck. EU-sanctieregels verbieden het beschikbaar stellen van geldmiddelen of economische middelen aan personen op de lijst, en salaris telt daarbij mee. Voor defensie- en ruimtevaartbedrijven, die vaak ook exportvergunningen hebben, is een sanctietreffer eerst een compliancekwestie en pas daarna een HR-kwestie.

Doe het binnen de privacywet

De AVG is van toepassing op elk van deze checks. Vertel kandidaten in je vacature of aanbod welke checks je uitvoert en waarom. Verzamel alleen wat de functie nodig heeft, bewaar het veilig en verwijder het zodra het doel is bereikt. In Nederland voegt de NVP-sollicitatiecode toe dat je alleen contact opneemt met referenten met medeweten van de kandidaat.

Wat je aan de overheid overlaat

Laat de diepe, persoonlijke kant van het veiligheidsonderzoek over aan de instantie die het uitvoert. Die checks zijn de reden dat het veiligheidsonderzoek bestaat, en de wet geeft de inlichtingendiensten bevoegdheden die werkgevers niet hebben.

• Strafbladgegevens buiten wat de wet je toestaat. Nederlandse private werkgevers mogen zelf geen strafrechtelijke gegevens verzamelen; de route is een verklaring omtrent het gedrag (VOG) of, voor vertrouwensfuncties, de VGB. In het Verenigd Koninkrijk is een basischeck op niet-uitgewiste veroordelingen onderdeel van de BPSS, dus daar is het jouw taak. In Duitsland vraag je alleen om een Führungszeugnis als de functie dat rechtvaardigt.
• Financiën en schulden. Bij het Nederlandse veiligheidsonderzoek wordt het BKR-register gecontroleerd, en ook het Britse en Duitse onderzoek kijken naar financiële kwetsbaarheid. Een eigen kredietcheck is voor een private werkgever zelden proportioneel.
• Partners, familie en contacten in het buitenland. Onderzoek op hogere niveaus omvat partners en banden met het buitenland. Dit zijn geen vragen voor een sollicitatiegesprek.
• Politieke opvattingen, religie en gezondheid. Dit zijn bijzondere categorieën persoonsgegevens onder de AVG. Ze horen niet thuis in je pre-screening.
• Eindeloos zoeken op social media. Openbare professionele profielen bekijken om een cv te bevestigen kan prima. Door iemands privéleven scrollen om karakter te beoordelen mag niet, en het herhaalt wat onderzoekers met de juiste waarborgen al doen.

Hoe lang een veiligheidsonderzoek duurt

Reken op alles van een paar weken voor standaard Britse checks tot ruim een jaar voor het hoogste Duitse niveau. Je eigen pre-screening duurt daarentegen meestal dagen. Dat verschil is waarom de volgorde van de stappen ertoe doet.

• Nederland (VGB, alle niveaus): de wettelijke termijn is 8 weken, met als streven dat 90% van de besluiten daarbinnen valt (minister van Defensie, mei 2025).
• Duitsland: in 2023 deed het BfV gemiddeld 10 weken over een Ü1, 12 weken over een Ü2 en 71 weken over een Ü3 (Bundestag 20/11836).
• Verenigd Koninkrijk: UKSV streeft ernaar 85% van de CTC- en SC-machtigingen binnen 25 dagen af te ronden en 85% van de DV-machtigingen binnen 95 dagen (NAO, januari 2023).

Dit zijn officiële cijfers, maar echte zaken verschillen. Het Nederlandse onderzoek bleef in 2023 onder de norm van 90%, voordat de gezamenlijke Unit Veiligheidsonderzoeken in 2025 weer bijkwam. Het Britse onderzoek haalde in een groot deel van 2021 en 2022 de doelen niet, aldus de National Audit Office. Lange verblijven in het buitenland, een buitenlandse partner of gaten in de vragenlijst kosten allemaal extra tijd.

Je werving plannen rond het veiligheidsonderzoek

• Doe een voorwaardelijk aanbod. Maak het contract afhankelijk van een positieve uitkomst van het veiligheidsonderzoek en zeg dat schriftelijk.
• Rond eerst je eigen checks af. Een aanvraag op basis van een verkeerde naam of een vals arbeidsverleden kost weken en kan eindigen in een weigering wegens oneerlijkheid.
• Geef de kandidaat ongerubriceerd werk, als je kunt. Onboarding, training en ongerubriceerd projectwerk kunnen beginnen terwijl het onderzoek loopt, voor zover je beveiligingsregels dat toestaan.
• Vraag naar bestaande machtigingen. Een kandidaat die al een VGB, SÜ of Britse machtiging heeft, heeft misschien een overdracht of update nodig in plaats van een nieuw onderzoek. Stem af met je beveiligingsfunctionaris.
• Blijf in contact. Kandidaten in lange onderzoeken haken af. Regelmatige, eerlijke updates houden ze aan boord.

Een pre-screeningproces voor defensie- en ruimtevaartwerkgevers

Voer je eigen checks uit in een vaste volgorde, zodat het veiligheidsonderzoek begint met schone, geverifieerde gegevens. Deze volgorde werkt voor de meeste functies in defensie, luchtvaart en ruimtevaart:

1. Definieer de functie. Stem met je beveiligingsfunctionaris af of de functie een veiligheidsonderzoek nodig heeft en op welk niveau. Zet het in de vacature, zodat kandidaten het vanaf het begin weten.
2. Informeer kandidaten. Leg uit welke checks je uitvoert, waarom en hoe lang je de gegevens bewaart.
3. Verifieer identiteit en recht om te werken. Doe dit voor al het andere. In het Verenigd Koninkrijk is het een voorwaarde om het nationale veiligheidsonderzoek te starten.
4. Screen op sanctielijsten. Controleer EU-, VN- en relevante nationale lijsten en los mogelijke overeenkomsten op voordat het aanbod definitief wordt.
5. Doe een voorwaardelijk aanbod. Koppel het aan een positieve uitkomst van zowel je pre-screening als het veiligheidsonderzoek.
6. Controleer kwalificaties en referenties. Verifieer diploma's, bevoegdheden en recent arbeidsverleden. Vraag de kandidaat om gaten toe te lichten.
7. Start het veiligheidsonderzoek. Meld de kandidaat aan bij de instantie die het onderzoek uitvoert en help hem of haar de vragenlijst volledig en juist in te vullen.
8. Laat de nieuwe medewerker beginnen met ongerubriceerd werk. Laat de nieuwe medewerker, voor zover je beveiligingsregels dat toestaan, beginnen met taken waarvoor geen machtiging nodig is.
9. Verleen toegang zodra de machtiging er is. Geef pas toegang tot gerubriceerde informatie, systemen of locaties nadat de VGB, SÜ of machtiging binnen is.
10. Houd screening proportioneel na de aanname. Het onderzoek wordt periodiek herhaald. Meld relevante wijzigingen zoals je beveiligingsregels vereisen en controleer sanctielijsten opnieuw als ze veranderen.

Veelgestelde vragen

• Kunnen we zelf een veiligheidsonderzoek uitvoeren?

Nee. Een veiligheidsonderzoek is een overheidstaak. Je kunt het aanvragen voor een aangewezen functie, maar het onderzoek en het besluit liggen bij de instantie die het uitvoert: de AIVD en MIVD in Nederland, het BMWE en het BfV in Duitsland en UKSV in het Verenigd Koninkrijk.

• Mag een nieuwe medewerker beginnen voordat de VGB er is?

Niet in de vertrouwensfunctie zelf. Volgens het Nederlandse recht mag iemand een vertrouwensfunctie pas vervullen nadat de VGB is afgegeven. Veel werkgevers laten nieuwe medewerkers intussen met ongerubriceerd werk beginnen, met een contract onder voorwaarde van een positieve uitkomst.

• Is een VOG hetzelfde als een VGB?

Nee. Een VOG (verklaring omtrent het gedrag) kijkt alleen naar de strafrechtelijke gegevens die voor een bepaalde functie relevant zijn. Een VGB volgt op een volledig veiligheidsonderzoek door de inlichtingendiensten en is nodig voor vertrouwensfuncties. Vraag je beveiligingsfunctionaris of een VOG nog nodig is terwijl de VGB in behandeling is.

• Wat gebeurt er als het onderzoek wordt geweigerd?

De kandidaat kan de functie waarvoor een machtiging nodig is niet vervullen en een voorwaardelijk aanbod vervalt. Als werkgever hoor je meestal de uitkomst, maar niet de redenen. In Nederland kan de kandidaat bezwaar maken tegen een weigering en daarna in beroep gaan bij de rechter.

• Mogen we vragen naar de nationaliteit van een kandidaat?

Alleen als een wettelijke regel dat relevant maakt, zoals een voorwaarde voor een exportvergunning of de regels voor het veiligheidsonderzoek voor de functie. Anders loop je met een vraag naar nationaliteit het risico op discriminatie. Controles op het recht om te werken laten de nationaliteit vaak toch al zien; leg die alleen vast als je haar nodig hebt.

• Hoe vaak wordt het onderzoek herhaald?

Dat hangt af van het land en het niveau. Alle drie de systemen herhalen of actualiseren het onderzoek periodiek, en eerder als er nieuwe feiten boven water komen. Je beveiligingsfunctionaris kent de cyclus voor elke functie.

• Pre-screening die past bij werving voor defensie

Het veiligheidsonderzoek beantwoordt één vraag: kan deze persoon worden vertrouwd met gerubriceerd werk? Jouw pre-screening beantwoordt de andere: is deze persoon wie hij of zij zegt te zijn, mag je die in dienst nemen en klopt het cv? Zorg dat je die antwoorden vroeg hebt, dan begint het veiligheidsonderzoek op stevige grond.

Pescheck helpt werkgevers in defensie, luchtvaart en ruimtevaart identiteits-, referentie-, kwalificatie- en sanctiechecks uit te voeren in één AVG-conforme flow, zodat kandidaten klaar zijn als het onderzoek begint. Zie hoe we werken met luchtvaart- en defensieteams.

Bronnen

• Defensie: Veiligheidsonderzoek door MIVD
• Business.gov.nl: Beveiligingseisen (ABRO) voor overheidsopdrachten met risico's voor de nationale veiligheid
• Minister van Defensie, brief aan de Tweede Kamer over de afhandeling van VGB's, 21 mei 2025
• Deutscher Bundestag, Drucksache 20/11836: Sicherheitsüberprüfungen 2022 und 2023
• GOV.UK: Baseline Personnel Security Standard, versie 7.0
• National Audit Office: Investigation into the performance of UK Security Vetting