Referentiecheck: vragen, regels en voorbeeldformulier

Referentiecheck uitvoeren: welke vragen mag je stellen?

Een referentiecheck is een kort gesprek met iemand die met je kandidaat heeft samengewerkt, meestal een voormalige leidinggevende. Je hoort wat een cv en een sollicitatiegesprek niet laten zien: hoe iemand het werk in de praktijk deed.

Een cv schrijft de kandidaat zelf, en in een gesprek van een uur of twee laat iemand vooral zien hoe hij of zij zich presenteert. Een referent heeft de kandidaat maanden of jaren aan het werk gezien: op goede en slechte dagen, onder tijdsdruk, met lastige klanten en in een team. Daarom is een referentiecheck vaak de laatste stap voor het aanbod, en soms de stap die de beslissing verandert.

Het verschilt ook van het verifiëren van het arbeidsverleden. Die verificatie bevestigt feiten, zoals functietitels en data. Een referentiecheck gaat verder en vraagt hoe goed de kandidaat het werk deed, hoe de kandidaat met anderen samenwerkte en of de referent hem of haar opnieuw zou aannemen.

Goed uitgevoerd kost een referentiecheck 15 tot 20 minuten per referent en levert concrete voorbeelden op die je kunt afzetten tegen het sollicitatiegesprek. Slecht uitgevoerd kan het in strijd zijn met de AVG, de referent in een lastig parket brengen en vage lofwoorden opleveren waar je niets mee kunt. Het verschil zit meestal in drie dingen: de toestemming van de kandidaat, de juiste vragen en zorgvuldige notities.

Deze gids behandelt de regels in gewone taal: wanneer je checkt, hoe je toestemming vraagt, 12 vragen die je mag stellen en de onderwerpen die je moet vermijden.

Wanneer voer je een referentiecheck uit?

Doe het aan het eind van de procedure, als je nog een of twee finalisten overhoudt. Alle sollicitanten checken kost tijd en verzamelt meer persoonsgegevens dan nodig is, en dat staat de AVG niet toe.

Veel werkgevers maken het aanbod afhankelijk van goede referenties. Dat kan, zolang je het in de aanbiedingsbrief zegt en de kandidaat vertelt wat je met "goed" bedoelt.

Voor de meeste functies zijn twee referenten genoeg. Voor senior functies of functies met veel vertrouwen geven drie referenten een vollediger beeld. Richt je op de laatste vijf jaar: een leidinggevende van tien jaar geleden zegt weinig over hoe iemand nu werkt.

Een referentiecheck is een onderdeel van pre-employment screening, naast het controleren van het arbeidsverleden, het verifiëren van diploma's en, als de functie dat vraagt, een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Toestemming en de AVG

Je mag alleen contact opnemen met een referent als de kandidaat daarvan weet en ermee heeft ingestemd. Dit staat in de NVP Sollicitatiecode en past het best bij de AVG.

Grondslag

De meeste werkgevers baseren zich op gerechtvaardigd belang: je hebt betrouwbare informatie nodig om de juiste persoon aan te nemen. De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwt dat toestemming van een sollicitant zelden echt vrij is, omdat die bang is de baan te mislopen. Zie de toestemming van de kandidaat dus als extra waarborg bovenop je grondslag, niet als de grondslag zelf. Leg die in beide gevallen schriftelijk vast.

Vertel de kandidaat:

• welke referenten je gaat bellen, en dat de kandidaat ze kiest of goedkeurt;
• waarover je gaat vragen (de functie, het werk, de reden van vertrek);
• hoe lang je de notities bewaart en wie ze te zien krijgt;
• dat de kandidaat de uitkomst hoort, positief of negatief, en daarop kan reageren.

Alleen genoemde referenten

Bel geen voormalige werkgever die de kandidaat niet heeft opgegeven en zoek niet via je eigen netwerk naar "achterdeur"-referenties. Zonder toestemming riskeren zowel jij als de referent een overtreding van de AVG, en kan de referent aansprakelijk zijn voor de schade.

Alleen functiegerelateerde gegevens

Vraag alleen wat je nodig hebt om de geschiktheid voor deze functie te beoordelen. Al het andere zijn overbodige gegevens die je niet mag verzamelen.

Bewaartermijn

Verwijder referentienotities van afgewezen kandidaten binnen vier weken na afloop van de procedure. Je mag ze maximaal een jaar bewaren, maar alleen met uitdrukkelijke toestemming van de kandidaat. Voor de persoon die je aanneemt, gaan relevante notities naar het personeelsdossier.

12 vragen voor een referentiecheck die je mag stellen

Elke vraag hieronder gaat over het werk zelf. Stel open vragen en vraag door met "Kun je een voorbeeld geven?" Concrete voorbeelden zijn meer waard dan welk cijfer ook.

Eerst de feiten

1. Hoe ken je de kandidaat, en hoe lang hebben jullie samengewerkt?
2. Wat was de functietitel en wat waren de belangrijkste taken?
3. Kun je de begin- en einddatum bevestigen?

Prestaties

1. Wat waren de grootste sterke punten in de functie?
2. Welk resultaat of project springt er het meest uit?
3. Waar kan de kandidaat nog in groeien, en welke ondersteuning hielp het meest?
4. Hoe ging de kandidaat om met druk, deadlines of een hoge werkdruk?

Samenwerken met anderen

1. Hoe werkte de kandidaat samen met collega's, klanten of de mensen die de kandidaat aanstuurde?
2. Hoe reageerde de kandidaat op feedback of meningsverschillen?

Geschikt voor de nieuwe functie

1. We nemen de kandidaat aan als [functie], met onder meer [twee of drie kerntaken]. Hoe goed denk je dat dit zal gaan?
2. Welk soort leidinggevende of werkomgeving haalt het beste in de kandidaat naar boven?

De afsluitende vraag

1. Waarom is de kandidaat vertrokken, en zou je opnieuw met de kandidaat willen werken?

De laatste vraag zegt het meest. Een warm, direct "ja" zegt veel. Een lange stilte ook.

Wat je niet mag vragen bij een referentiecheck

Gaat een vraag niet over hoe de kandidaat het werk deed, laat hem dan weg. Sommige onderwerpen zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG of beschermd door de gelijkebehandelingswetgeving, en een referent hoort daar niet op te antwoorden, ook niet als je ernaar vraagt.

Vraag niet naar

• Gezondheid, ziekte of ziekteverzuim
  Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Werkgevers mogen er tijdens de werving niet naar vragen. Beschrijf in plaats daarvan de fysieke eisen van de functie aan de kandidaat; die bepaalt zelf wat hij of zij deelt.
  
• Zwangerschap of kinderwens
  Discriminatie op grond van geslacht onder de gelijkebehandelingswetgeving. Dit is nooit relevant.
  
• Religie of levensovertuiging
  Bijzonder persoonsgegeven en een beschermde grond. Vraag de kandidaat in plaats daarvan rechtstreeks naar beschikbaarheid, bijvoorbeeld voor weekenddiensten.
  
• Etnische afkomst of nationaliteit
  Beschermde grond. Controleer in plaats daarvan het recht om te werken aan de hand van de eigen documenten van de kandidaat.
  
• Seksuele geaardheid of relaties
  Bijzonder persoonsgegeven en een beschermde grond. Dit is nooit relevant.
  
• Leeftijd
  Beschermde grond. Data van dienstverband zijn voldoende.
  
• Vakbondslidmaatschap
  Bijzonder persoonsgegeven. Dit is nooit relevant.
  
• Politieke opvattingen
  Bijzonder persoonsgegeven. Dit is nooit relevant.
  
• Strafblad
  Referenten zijn geen rechtmatige bron van strafrechtelijke gegevens. Vraag de kandidaat in plaats daarvan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) als de functie die vereist.
  
• Salaris bij de vorige baan
  De Europese richtlijn loontransparantie verbiedt werkgevers te vragen naar de salarishistorie; EU-landen nemen dit op in hun nationale wetgeving. Bespreek in plaats daarvan de salarisverwachting met de kandidaat.
  
• Privéleven en gezinssituatie
  Niet relevant voor de functie. Dit is nooit relevant.

Een praktische test: zou je het prettig vinden als de kandidaat je notities las? Onder de AVG heeft hij of zij daar recht op, dus schrijf elke notitie met dat in je achterhoofd.

Het referentiegesprek stap voor stap

1. Vraag schriftelijke toestemming. Vraag de kandidaat twee referenten te noemen en een korte toestemmingsverklaring te ondertekenen. Noteer de datum.
2. Controleer of de referent bestaat. Zoek het zakelijke telefoonnummer of e-mailadres van de referent op via de website of de telefooncentrale van het bedrijf, niet alleen via de gegevens op het cv. Valse referenten komen voor, dus deze stap is belangrijk.
3. Plan een moment. Mail de referent, vermeld dat de kandidaat toestemming heeft gegeven en stel een gesprek van 15 minuten voor. Bellen of videobellen levert openhartiger antwoorden op dan een schriftelijke vragenlijst.
4. Open het gesprek. Stel jezelf voor, noem de functie, bevestig dat de kandidaat met het gesprek heeft ingestemd en leg uit hoe je de antwoorden gebruikt.
5. Stel elke referent dezelfde vragen. Gebruik hiervoor het formulier hieronder, zodat je kandidaten eerlijk kunt vergelijken. Vraag door bij vage antwoorden.
6. Maak feitelijke notities. Schrijf op wat er is gezegd, niet wat je ervan vindt. Laat alles weg wat niet mag, ook als de referent het uit zichzelf vertelt.
7. Deel de uitkomst. Vertel de kandidaat wat je hebt gehoord, zeker als het in zijn of haar nadeel is, en laat de kandidaat reageren voordat je beslist.
8. Verwijder of archiveer. Verwijder de notities binnen vier weken als je de kandidaat niet aanneemt. Neem je de kandidaat wel aan, bewaar dan alleen wat relevant is in het personeelsdossier.

Vage of negatieve referenties: wat doe je?

De referent bevestigt alleen de data. Veel bedrijven hanteren het beleid om alleen functietitels en data te bevestigen. Accepteer dat, noteer het op het formulier en reken het de kandidaat niet aan. Vraag de kandidaat in plaats daarvan om een tweede referent.

De antwoorden zijn vaag. Vraag om een concreet voorbeeld: "Kun je het moment beschrijven waarop dat gebeurde?" Komt er niets specifieks, beschouw de referentie dan als neutraal, niet als positief.

De referentie is negatief. Eén slechte referentie is een reden om meer vragen te stellen, niet om de kandidaat meteen af te wijzen. Leg die naast de andere referenties en het sollicitatiegesprek. Deel die daarna met de kandidaat en hoor diens kant, zoals de NVP Sollicitatiecode vereist. Er kan een duidelijke verklaring zijn, zoals een conflict met één leidinggevende.

De referent vertelt iets wat niet mag. Noemt een referent een ziekte of zwangerschap, onderbreek hem of haar dan beleefd, schrijf het niet op en laat het je beslissing niet beïnvloeden.

Veelgemaakte fouten

• Een referent bellen die de kandidaat niet heeft genoemd.
• Referenties checken vóór de laatste ronde, voor alle sollicitanten.
• Verschillende vragen stellen over verschillende kandidaten.
• Notities over afgewezen kandidaten "voor de zekerheid" bewaren.
• Vertrouwen op één lovende referentie van een vriend of collega in plaats van een leidinggevende.

Veelgestelde vragen

• Mag ik referenties checken zonder toestemming van de kandidaat?

Nee. Informeer de kandidaat altijd en vraag eerst schriftelijk om instemming. Zonder die instemming riskeren jij en de referent allebei een overtreding van de AVG.

• Mag ik een kandidaat afwijzen die een referentiecheck weigert?

Je mag het aanbod afhankelijk maken van referenties, zolang je dat vooraf zegt. Heeft een kandidaat bezwaar tegen één specifieke referent, zoals een huidige werkgever die nog niet weet dat de kandidaat vertrekt, spreek dan een andere referent af.

• Is een voormalige werkgever verplicht een referentie te geven?

Nee. Een referent mag weigeren of alleen de basisfeiten bevestigen. Geeft de referent wel een referentie, dan moet die waarheidsgetrouw zijn en beperkt blijven tot het werk.

• Hoe lang mag ik referentienotities bewaren?

Van kandidaten die je niet aanneemt maximaal vier weken na afloop van de procedure, of maximaal een jaar met hun uitdrukkelijke toestemming. Voor de persoon die je aanneemt, bewaar je alleen wat relevant is in het personeelsdossier.

• Mag de kandidaat zien wat de referent heeft gezegd?

Ja. Onder de AVG kunnen kandidaten om inzage vragen in de persoonsgegevens die je van hen hebt, inclusief je referentienotities.

• Gelden deze regels ook in het Verenigd Koninkrijk en Ierland?

De uitgangspunten zijn gelijk: zowel de UK GDPR als de EU-AVG vereisen een rechtmatige grondslag, transparantie en dataminimalisatie, en de gelijkebehandelingswetgeving in beide landen beschermt dezelfde kernpunten. De details van de nationale richtlijnen verschillen, dus overleg met een lokale adviseur.