Wft en Wwft: personeel screenen in de financiële sector

Kort antwoord: geen van beide wetten zegt "screen al je medewerkers met een VOG". Wel stellen ze eisen aan betrouwbaarheid en integriteit die in de praktijk neerkomen op screening, vooral voor beleidsbepalers en integriteitsgevoelige functies. Dit zijn de bepalingen die ertoe doen, met de wettekst als bron (wetten.overheid.nl):

• Beleidsbepalers (artikel 3:8 en 3:9 Wft). Het beleid van onder meer banken, verzekeraars, betaalinstellingen, elektronischgeldinstellingen en premiepensioeninstellingen wordt bepaald door personen die geschikt zijn en wier betrouwbaarheid buiten twijfel staat. Bij een kredietunie of verzekeraar geldt de eis ook voor leidinggevenden direct onder de beleidsbepalers die verantwoordelijk zijn voor mensen met wezenlijke invloed op het risicoprofiel. De betrouwbaarheid wordt door de toezichthouder (DNB of AFM) vastgesteld, niet door jou.
• Beheerste en integere bedrijfsvoering (artikel 3:17 Wft). Je richt je bedrijfsvoering zo in dat die beheerst en integer is. Daaronder valt volgens het tweede lid onder meer het tegengaan van strafbare feiten of andere wetsovertredingen door de onderneming of haar werknemers die het vertrouwen in de onderneming of de financiële markten kunnen schaden. Nadere regels staan in lagere regelgeving, zoals het Besluit prudentiële regels Wft.
• Eed of belofte (artikel 3:17b Wft). Banken zorgen dat iedereen die onder hun verantwoordelijkheid werkt en een arbeidsovereenkomst heeft, of werkzaamheden doet binnen het bankbedrijf, een eed of belofte aflegt. Andere financiële ondernemingen, zoals verzekeraars en betaalinstellingen, doen dat voor personen met wezenlijke invloed op het risicoprofiel of die rechtstreeks financiële diensten verlenen.
• Doorlichting (artikel 35 Wwft). Een instelling zorgt dat haar werknemers en dagelijks beleidsbepalers worden doorgelicht, voor zover relevant voor hun taken en rekening houdend met de risico's, aard en omvang van de instelling.

De eed of belofte is een verklaring, geen screening. Hij vervangt geen controle van identiteit, werkgeschiedenis of antecedenten.

Let op wat er niet staat. Artikel 35 Wwft zegt dat je medewerkers moet doorlichten, maar niet hoe, hoe vaak of met welke checks. Artikel 3:17 Wft vraagt om een integere bedrijfsvoering, maar noemt geen verplichte VOG voor alle werknemers. Welke functies integriteitsgevoelig zijn en hoe diep je screent, bepaal je zelf op basis van je risicoanalyse, en je moet dat tegenover DNB of AFM kunnen onderbouwen.

DNB beschrijft in haar publicatie "Q&As en Good Practices Wwft" als good practice dat een instelling vóór het aannemen van nieuwe medewerkers hun betrouwbaarheid beoordeelt, bijvoorbeeld door:

• de identiteit van de kandidaat vast te stellen;
• de door de kandidaat verstrekte gegevens en referenties op juistheid en volledigheid te controleren;
• een Verklaring omtrent het gedrag (VOG) te laten overleggen die voor de specifieke functie is afgegeven.

De stukken en de beoordeling legt de instelling vast in het personeelsdossier. Dit is een good practice van de toezichthouder, geen wettelijke eis. Voor de actuele verwachtingen van DNB en AFM voor jouw type onderneming raadpleeg je hun eigen publicaties.

De wet geeft geen lijst met functies. In de praktijk kijken financiële instellingen naar deze groepen, afhankelijk van hun eigen risicoanalyse:

Screening stopt niet bij indiensttreding. Komt iemand in een functie met meer bevoegdheden, screen dan opnieuw voor die functie: zie in-employment screening.

Ook in de financiële sector blijft de AVG gelden. De Wft en de Wwft geven je geen vrijbrief om alles te controleren: je verwerkt alleen wat nodig is voor de functie, je hebt een geldige grondslag en de persoon weet vooraf wat je doet. Meer in ons AVG-overzicht.

• Strafrechtelijke gegevens. Artikel 10 AVG staat verwerking van strafrechtelijke gegevens alleen toe onder toezicht van de overheid of als nationaal recht dat toestaat. Je zoekt dus niet zelf in registers: de kandidaat vraagt een VOG aan bij Justis, beoordeeld tegen een screeningsprofiel dat bij de functie past.
• Financiële situatie. Een faillissements- of kredietcheck is alleen proportioneel voor functies met echte financiële bevoegdheid.
• Bijzondere persoonsgegevens. Gezondheid, religie, politieke opvattingen en vergelijkbare gegevens spelen geen rol.
• Ondernemingsraad. Heb je er een, dan is bij een screeningsbeleid meestal instemming of betrokkenheid nodig.
• Bewaartermijn. Bewaar alleen wat je nodig hebt en niet langer dan nodig. Voor kandidaten die je niet aanneemt geldt: uiterlijk vier weken na afloop van de procedure, of een jaar met hun toestemming.

Deze pagina is algemene informatie en geen juridisch advies.

Omdat de wet geen checks voorschrijft, is je onderbouwing wat telt:

1. Bepaal welke functies integriteitsgevoelig zijn, op basis van je risicoanalyse.
2. Leg per functie vast welke checks je uitvoert en waarom die evenredig zijn.
3. Vertel kandidaten en medewerkers wat je controleert, wie dat doet en hoe lang je de resultaten bewaart.
4. Leg de stukken en je beoordeling vast in het personeelsdossier.
5. Herzie de lijst als functies of risico's veranderen.

Pescheck voert deze checks digitaal uit en houdt per persoon en functie één dossier bij. Meer over screening in de financiële sector.