Pre-employment screening: betekenis, checks en kosten

Wie pre-employment screening overslaat, haalt een nepdiploma in het finance-team of een ongecontroleerde beheerder op de productieservers in huis. Op deze pagina lees je wat pre-employment screening betekent, welke checks bij welke functie passen, wanneer screening verplicht is, wat de AVG toestaat, hoe lang het duurt en wat het kost.

Pre-employment screening (ook wel PES, of kandidaatscreening) is het geheel aan checks dat een werkgever uitvoert voordat iemand begint. Je controleert identiteit, het recht om in Nederland te werken, opleiding en werkervaring en, als de functie het rechtvaardigt, ook antecedenten, integriteit en financiële achtergrond.

Elke screening beantwoordt twee vragen. Klopt wat de kandidaat heeft verteld? En is er iets dat hem ongeschikt maakt voor juist deze functie? Die tweede vraag is de reden dat screening bij de functie hoort en niet bij de persoon: een payroll-medewerker en een magazijnmedewerker hebben andere checks nodig.

Pre-employment screening of antecedentenonderzoek?

De begrippen lopen vaak door elkaar. Een background check is meestal één controle, zoals een VOG of een referentie. Pre-employment screening is het hele pakket aan checks vóór een indiensttreding. Twee verwante begrippen:

• Personeel screenen is hetzelfde proces vanuit de werkgever gezien, over de hele arbeidsrelatie, met de regels voor wat je wel en niet mag controleren.
• In-employment screening herhaalt een deel van de checks tijdens het dienstverband, bijvoorbeeld als iemand doorgroeit naar een gevoeligere functie.
• Een veiligheidsonderzoek (VGB, Verklaring van Geen Bezwaar) is een diepgaander onderzoek door de AIVD of MIVD voor functies met toegang tot staatsgeheimen of vitale infrastructuur. Werkgevers kunnen dat niet zelf uitvoeren.

Wie voert de screening uit?

Je kunt het zelf doen: referenten bellen, diplomakopieën opvragen, de kandidaat om een VOG vragen. Voor een handvol aannames werkt dat, maar het is traag, lastig consistent te houden en onder de AVG snel fout te doen. De meeste organisaties kiezen daarom een screeningsbureau dat de checks via betrouwbare bronnen uitvoert, een audittrail bijhoudt en per kandidaat één rapport levert. De aanneembeslissing blijft bij HR. Een korte uitleg vind je ook in ons helpartikel wat is pre-employment screening.

Een screening bestaat uit losse checks. Pescheck heeft er meer dan 15. Dit zijn de checks die werkgevers het vaakst gebruiken.

• ID-check: het identiteitsdocument is echt, geldig en van de kandidaat
• Controle op het recht om te werken: de kandidaat mag in Nederland werken (identiteits- of verblijfsdocument, Wet arbeid vreemdelingen)
• VOG: een Verklaring omtrent het gedrag van Justis, voor Nederlandse kandidaten. Voor het buitenland is er de internationale strafbladcheck
• Diplomacheck: diploma's en certificaten zijn echt uitgereikt, bevestigd door de instelling
• Referentiecheck: functietitels, data en functioneren, bevestigd door eerdere werkgevers
• Cv-check: de loopbaan heeft geen onverklaarde gaten of opgeklopte functies
• Integriteitscheck: de eigen verklaring van de kandidaat over integriteitsvragen
• Creditcheck: financiële positie, voor functies met geld of tekenbevoegdheid
• Insolventiecheck: de kandidaat staat niet in het Centraal Insolventieregister (faillissement, schuldsanering)
• PEP- en sanctiecheck: de kandidaat staat niet op een sanctielijst en is geen politiek prominent persoon
• Adverse media check: openbare berichtgeving die voor de functie relevant is, zoals fraude

Bekijk ook het volledige overzicht van alle checks.

Screen op wat de functie rechtvaardigt, niet op alles wat een aanbieder kan leveren. Hoe meer toegang een functie heeft tot geld, data, systemen of kwetsbare mensen, hoe dieper de screening. Gebruik dit als uitgangspunt:

Leg vast welke checks voor welke functiegroep gelden en waarom. Dat screeningsbeleid is het eerste wat de Autoriteit Persoonsgegevens opvraagt bij een klacht van een kandidaat, en het houdt de screening consistent tussen leidinggevenden. Een checklist om mee te beginnen vind je in de checklist voor het opstellen van een screeningsbeleid. Heb je een ondernemingsraad? Dan kan die instemmingsrecht hebben op het screeningsbeleid (artikel 27 WOR).

Voor de meeste functies is screening een eigen keuze van de werkgever. In sommige sectoren is het een voorwaarde om het werk te mogen doen, en moet je richting de toezichthouder kunnen laten zien dat je het hebt gedaan.

Financiële dienstverlening

Banken, verzekeraars, betaalinstellingen en beleggingsondernemingen moeten op grond van de Wft zorgen voor een beheerste en integere bedrijfsvoering. Daar hoort het screenen van medewerkers in integriteitsgevoelige functies bij. De Wwft verwacht daarnaast dat je witwasrisico's beheerst, inclusief de integriteit van je personeel, en DNB en AFM verwachten een schriftelijk beleid waarin staat welke functies je screent en hoe. Bestuurders en commissarissen worden bovendien door DNB of AFM getoetst op betrouwbaarheid en geschiktheid. De plicht geldt ook voor ingehuurd en tijdelijk personeel, niet alleen voor medewerkers in loondienst. Meer over Wft, Wwft en personeel screenen en screening in de financiële sector.

Zorg

Zorgaanbieders moeten zorgen voor verantwoorde zorg, ook bij het aannemen van nieuw personeel. In de praktijk betekent dat een controle in het BIG-register voor artsen en verpleegkundigen en een VOG voor iedereen met direct patiëntcontact. In de kinderopvang is een VOG verplicht, met continue screening via het Personenregister kinderopvang. Meer over screening in de zorg.

IT en vitale infrastructuur

Onder de Europese NIS2-richtlijn (in Nederland uitgewerkt in de Cyberbeveiligingswet) moeten organisaties in 18 kritieke sectoren, zoals digitale infrastructuur, beheerde IT-diensten, energie en transport, beveiligingsmaatregelen nemen die ook personeel betreffen. In de praktijk verwachten toezichthouders dat medewerkers met bevoorrechte toegang tot systemen en data zijn gescreend voordat ze die toegang krijgen. Meer over welk personeel je screent onder NIS2 en screening in de IT.

Kinderen, kwetsbare mensen en beveiliging

Wie met kinderen of kwetsbare volwassenen werkt, heeft vrijwel altijd een VOG nodig die specifiek naar relevante delicten kijkt. Voor functies op luchthavens, in de particuliere beveiliging en bij defensie moet de bevoegde autoriteit eerst screenen, bijvoorbeeld via de Koninklijke Marechaussee of een VGB, voordat iemand mag beginnen.

Pre-employment screening is in Nederland toegestaan, zolang je voldoet aan de AVG. Vier regels zijn het belangrijkst.

• Een geldige grondslag. De meeste werkgevers gebruiken het gerechtvaardigd belang, of een wettelijke verplichting in gereguleerde sectoren. Toestemming is bij werving een zwakke grondslag, omdat een kandidaat zelden vrij nee kan zeggen.
• Proportionaliteit. Verzamel alleen wat de functie rechtvaardigt. Daarom is een screeningsbeleid per functiegroep zo belangrijk.
• Transparantie. Vertel de kandidaat welke checks je uitvoert, waarom, wie ze uitvoert en hoe lang je de resultaten bewaart. Doe dat vóór de start, bij voorkeur in de vacaturetekst of het aanbod.
• Bewaartermijn. Verwijder de resultaten zodra de aanneembeslissing is genomen. De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert voor sollicitatiegegevens maximaal vier weken na afloop van de procedure, of maximaal een jaar met toestemming van de kandidaat. Neem je iemand aan, dan bewaar je alleen wat je nodig hebt voor het dossier.

Strafrechtelijke gegevens: AVG artikel 10 en de VOG

Artikel 10 AVG bepaalt dat gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten alleen mogen worden verwerkt onder toezicht van de overheid, of als wet- of regelgeving dat met waarborgen toestaat. Daarom zie je als Nederlandse werkgever het strafblad van een kandidaat niet. De kandidaat vraagt een VOG aan bij Justis (via Pescheck gaat dat digitaal), Justis toetst de justitiële gegevens aan het doel van de VOG en de functie, en jij krijgt alleen te zien of de verklaring is afgegeven. Welke delicten erachter zitten, blijft buiten beeld. Lees meer in wat is een VOG-check. Vraag een VOG ook alleen waar de functie dat rechtvaardigt: een standaard VOG voor iedereen is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens niet toegestaan.

Wat je niet mag controleren

Bijzondere persoonsgegevens uit artikel 9 AVG zijn voor screening taboe: gezondheid en medische voorgeschiedenis, geloofsovertuiging, politieke opvattingen, vakbondslidmaatschap, etnische afkomst en seksuele gerichtheid. Ook het doorzoeken van de privé-socialemedia van een kandidaat zonder functiegerelateerde reden mag niet.

Een screeningsbureau is onder de AVG een verwerker. Vraag om een verwerkersovereenkomst, controleer waar de data staat en let op een ISO 27001-certificering. Lees ook hoe Pescheck omgaat met de AVG en jouw gegevens en bekijk je rechten onder de AVG.

Met Pescheck verloopt een screening in zes stappen. Stap 1 en 2 doe je één keer. Daarna start je een screening in een minuut.

1. Stel een pakket samen per functiegroep. Kies de checks per functiegroep op basis van je screeningsbeleid.
2. Informeer de kandidaat. Noem de screening in de vacature of het voorwaardelijke aanbod, zodat het nooit als verrassing komt.
3. Nodig de kandidaat uit. Vul een naam en e-mailadres in of start de screening vanuit je ATS. De kandidaat krijgt een link naar een beveiligd portaal.
4. De kandidaat vult de gegevens in. Hij uploadt zijn ID, geeft referenten en opleidingen op en vraagt zo nodig de VOG aan. De meeste kandidaten zijn in ongeveer tien minuten klaar, op telefoon of laptop.
5. De checks lopen automatisch. Je volgt de voortgang live in het dashboard en krijgt een melding zodra het rapport klaar is.
6. Beoordeel en beslis. Lees het rapport, bespreek afwijkingen met de kandidaat en neem dan de beslissing. Resultaten worden verwijderd na de bewaartermijn die je instelt.

Hoe lang duurt pre-employment screening?

Gemiddeld zijn screenings binnen 24 uur klaar. Bijvoorbeeld:

• ID-check, PEP en sancties, insolventiecheck: binnen enkele minuten
• VOG: Justis levert in de praktijk binnen één tot vier weken, afhankelijk van de drukte en of er een uitgebreidere toets nodig is
• Creditcheck, adverse media: meestal dezelfde dag
• Diplomacheck: één tot drie werkdagen, afhankelijk van de instelling
• Referentiecheck: hangt af van hoe snel referenten reageren
• Internationale checks: langer, sommige landen vragen nog om handmatige aanvragen

De grootste vertraging zit meestal bij de kandidaat of een referent, niet bij de check zelf. Start de screening bij het voorwaardelijke aanbod en vraag kandidaten direct om de gegevens van referenten, zodat de startdatum veilig blijft. Meer in hoe lang een background screening duurt. Werf je in het buitenland? Bekijk dan internationaal screenen.

Pre-employment screening met Pescheck kost vanaf €24 per kandidaat. Je betaalt per screening, zonder abonnement, opstartkosten of minimumvolume.

• Standaard: ID-check en strafblad- of VOG-check, vanaf €24
• Uitgebreid: ID, strafblad of VOG, integriteitscheck en controle op het recht om te werken, vanaf €55
• Compleet: uitgebreid plus referentiecheck en adverse media, vanaf €137

Elk pakket is aan te passen en je kunt zelf een pakket samenstellen uit meer dan 15 checks. Voor grote volumes, API-toegang en dedicated support is er een enterprise-abonnement. Alle details staan op de prijzenpagina en in wat een screening kost.

Wat bepaalt de prijs?

• Aantal checks. Elke check die je toevoegt, verhoogt de prijs per kandidaat.
• Landen. Internationale checks zijn duurder, omdat sommige landen handmatige aanvragen, notariële verklaringen of beëdigde vertalingen eisen.
• Leges. Officiële verklaringen, zoals de VOG, hebben vaste leges die de overheid bepaalt.
• Volume. Organisaties die vaak screenen, betalen minder per screening.

De kostenpost die zelden in de businesscase staat, is de tijd van je team. Universiteiten bellen, referenten achterna zitten en bijhouden wie waarop wacht, kost meestal meer dan de checks zelf. Zet dat naast de kosten van een verkeerde aanname, die kunnen oplopen tot 2,5 keer het jaarsalaris als je werving, inwerken en gemiste productiviteit meetelt.

Meer dan 2.600 organisaties screenen hun kandidaten met Pescheck, van scale-ups tot de NAVO en het Havenbedrijf Rotterdam.

• Snel voor HR. Start een screening in een minuut, volg elke check live en ontvang per kandidaat één helder rapport.
• Makkelijk voor kandidaten. Een kort portaal dat op mobiel werkt, zodat kandidaten snel klaar zijn en minder afhaken.
• Gebouwd voor compliance. ISO 27001-gecertificeerd, AVG-proof, lid van de PBSA en in Nederland erkend als recherchebureau.
• Werkt met je eigen tools. Koppel Pescheck aan je ATS of HR-systeem of gebruik de API.
• Eén partij voor elk land. Voer internationale checks uit vanuit hetzelfde dashboard.